Arbeidsordre mal: hva den må inneholde, med eksempel

En arbeidsordre er et dokument som beskriver én jobb: hvem kunden er, hva som skal gjøres, hvem som gjør det og hva som gikk med av tid og materiell. En arbeidsordre mal er en ferdig oppsatt arbeidsordre med faste felt, slik at du samler den samme informasjonen hver gang. Den enkleste malen har fem blokker: jobb, kunde og sted, utført arbeid, avslutning og signatur. Du finner en mal du kan kopiere lenger ned.

Artikkelen forklarer hvorfor malen lønner seg, hvilke felt som må med, og hvordan du tilpasser den til håndverk, verksted eller felttjeneste. Du får også en utfylt arbeidsordre med regnestykke, en liste over vanlige feil og en vurdering av når Word eller Excel holder og når du bør gå digitalt.

Firmanager er forretningsprogramvare for servicebedrifter med både kontor og teknikere ute hos kunden. Arbeidsordrer er en av kjernene i systemet vårt.

Hvorfor du trenger en arbeidsordre mal

Du trenger en mal fordi den gir kontoret, teknikeren og kunden samme bilde av jobben, og fordi den blir grunnlaget for fakturaen. Uten mal husker hver person en litt ulik versjon.

Færre misforståelser mellom kontor og felt

Når oppdraget kommer inn på telefon, e-post eller SMS, ligger informasjonen spredt. Teknikeren kjører ut uten riktig adresse, kontaktperson eller beskrivelse av feilen. En mal tvinger den som oppretter jobben til å fylle ut det teknikeren trenger, før han kjører. Det sparer mange telefonsamtaler og en del bomturer.

Fakturagrunnlag og dokumentasjon

Den andre gevinsten kommer etter jobben. Hvis timer, kjøring og materiell noteres på arbeidsordren mens du jobber, er fakturagrunnlaget ferdig når jobben er avsluttet. Skriver du det ned i etterkant, glemmer du varer og minutter. Den signerte arbeidsordren er også din dokumentasjon hvis kunden i ettertid er uenig i hva som var avtalt eller utført.

En arbeidsordre er avtalen, loggen og fakturagrunnlaget i ett dokument.

Slik bygger du en arbeidsordre: feltene som må med

Bygg arbeidsordren i fire blokker: hva jobben er, hvor den skal gjøres, hva som ble gjort, og hvordan den ble avsluttet. Hver blokk svarer på et spørsmål teknikeren eller regnskapet senere stiller.

Kjernefeltene

Disse feltene bør stå i alle maler, uansett bransje.

Felt	Hvorfor det er med
Ordrenummer og dato	Gjør jobben sporbar og lett å finne igjen
Kunde, kontaktperson, telefon	Teknikeren kan ringe uten å ringe kontoret
Adresse eller anlegg	Riktig sted, også ved flere anlegg per kunde
Beskrivelse av jobben	Teknikeren vet hva han skal gjøre og ta med
Ansvarlig tekniker og planlagt tid	Klar ansvarsfordeling
Utført arbeid	Dokumenterer hva som faktisk ble gjort
Timer, kjøring og materiell	Grunnlag for faktura
Status	Viser om jobben er ny, pågår, utført eller fakturert
Signatur og dato	Kunden bekrefter at jobben er utført

Tilpass malen til faget

Ta utgangspunkt i kjernefeltene og legg til det faget ditt krever. Håndverkere trenger ofte felt for avtalt pris eller overslag og for bilder før og etter. Verksteder trenger objektet som repareres, for eksempel registreringsnummer eller serienummer, og en feilbeskrivelse fra kunden. Felttjeneste trenger tilknytning til serviceavtale og anlegg, en sjekkliste for jobben og et felt for HMS-vurdering.

Start med kjernefeltene og legg bare til felt som teknikeren faktisk bruker.

Arbeidsordre mal du kan kopiere, med eksempel

Malen under kan du kopiere inn i Word, Excel eller Google Docs og endre til din bransje. Den følger blokkene fra forrige avsnitt og passer for de fleste servicejobber.

Mal for arbeidsordre

ARBEIDSORDRE
Ordrenummer:
Opprettet dato:
Opprettet av:
Status: Ny / Planlagt / Pågår / Utført / Fakturert
Prioritet: Vanlig / Haster

KUNDE OG STED
Kunde:
Kontaktperson og telefon:
Adresse / anlegg:
Tilgang (portkode, nøkkel, avtalt tid):

OPPDRAG
Beskrivelse av jobben:
Ansvarlig tekniker:
Planlagt dato og tid:
Estimert tid:
Avtalt pris eller timesats:

UTFØRT ARBEID
Beskrivelse av utført arbeid:
Start- og sluttid:
Timer totalt:
Kjøring (km):
Materiell (antall, vare, pris):
Avvik eller funn:
Bilder tatt: Ja / Nei

HMS
Risiko vurdert: Ja / Nei
Verneutstyr eller spesielle forhold:

AVSLUTNING
Jobben er utført: Ja / Nei
Videre oppfølging:
Kundens signatur og dato:
Teknikers signatur og dato:
Klar for fakturering: Ja / Nei

Utfylt eksempel med regnestykke

Eksempelet gjelder en service på en varmepumpe hos en privatkunde. Tallene er illustrasjoner, ikke anbefalte priser.

Felt	Utfylt
Beskrivelse av jobben	Årlig service, kunden melder om dårlig varmeeffekt
Utført arbeid	Rengjort innedel, skiftet filter, testet drift
Timer	2,5 t à 950 kr = 2 375 kr
Materiell	1 stk filter à 390 kr = 390 kr
Sum eks. mva	2 765 kr
Mva 25 %	691,25 kr
Å betale	3 456,25 kr

Det som står på arbeidsordren, skal kunne overføres rett til fakturaen uten omskriving.

Vanlige feil og hvordan du unngår dem

De fleste feil handler om at arbeidsordren fylles ut for sent, for uklart eller ikke lukkes. Rutinen rundt malen betyr like mye som malen selv.

Feil som koster tid og penger

• Vag beskrivelse: «Se på anlegget» sier ingenting. Skriv symptom, sted og hva kunden har prøvd.
• Timer og materiell skrives etterpå: Noter underveis, ellers faller små poster ut av fakturaen.
• Ingen signatur: Be om kundens bekreftelse før du forlater stedet.
• For mange felt: Er malen lang, hopper teknikeren over feltene. Fjern det ingen bruker.
• Ordren blir aldri lukket: Jobber som står som «Pågår» i flere uker gir ikke riktig bilde av hva som skal faktureres.

Slik bruker du malen i hverdagen

1. Opprett arbeidsordren når oppdraget kommer inn, og fyll ut kunde, sted og beskrivelse.
2. Tildel den til en tekniker og sett planlagt tid.
3. La teknikeren notere timer, kjøring og materiell underveis.
4. Hent signatur og ta bilder før du drar.
5. Sett status til «Utført» samme dag og bruk ordren som fakturagrunnlag.

En arbeidsordre som ikke lukkes samme dag, blir som regel en glemt faktura.

Papirmal eller digital arbeidsordre?

Word, Excel eller papir holder så lenge du har få jobber og én eller to personer som trenger oversikten. Når kontor og felt må se de samme ordrene samtidig, blir en digital løsning enklere.

Sammenligning

	Word, Excel eller papir	Digital arbeidsordre
Oppstart	Kopier malen, klar på minutter	Opprette konto og legge inn kunder
Tilgang i felt	Skrives ut eller sendes på e-post	Teknikeren åpner jobben på mobilen
Timer og bilder	Føres for hånd og samles senere	Registreres direkte på jobben
Fakturagrunnlag	Må skrives inn på nytt	Hentes fra ordren
Oversikt over status	Manuelt	Samlet for alle jobber

Når du bør gå digitalt

Du merker det når kontoret bruker tid på å lete etter ordrer, eller når fakturaer sendes sent fordi timelister mangler. I Firmanager ligger arbeidsordrer, serviceordrer og sjekklister i samme system som kunder, tilbud og fakturaer. Teknikeren bruker «Min side» på mobilen med tildelte jobber, timer og opplasting av bilder fra kamera. Ordrer kan eksporteres som PDF eller Excel, og systemet kan sende e-post- og SMS-varsler. Det finnes også gjestelenker for fullføring.

Gratisplanen krever ikke kredittkort og har begrensninger på antall kunder, produkter og ordrer per måned. Du kan også åpne en live demo uten å registrere deg.

Bytt til digitalt når du bruker mer tid på å lete etter ordrer enn på å utføre dem.

Start med én side

En god arbeidsordre mal er kort, har faste felt for jobb, kunde, utført arbeid og signatur, og lar fakturagrunnlaget gå rett videre uten omskriving. Kopier malen over, fjern det du ikke trenger, og prøv den på de neste ti jobbene. Juster deretter ut fra hva teknikerne faktisk fyller ut.

Når malen fungerer, men papirene begynner å hope seg opp, kan du prøve Firmanager gratis uten kredittkort og se hvordan samme arbeidsordre fungerer fra mobilen.