E-signaturarbeidsordrer: Juridiske grunnlag og oppsett

Elektroniske signaturer på arbeidsordrer er juridisk gyldige i USA. Føderal lov sier at en signatur eller kontrakt ikke kan nektes juridisk effekt utelukkende fordi den er elektronisk. For at dette skal være gyldig for din tjenestebedrift, trenger du en komplett arbeidsordre, et klart signeringsøyeblikk og en post du kan fremvise senere. Denne guiden dekker alle tre, pluss hvordan du velger en arbeidsflyt som passer for feltmannskap.

TL;DR

• I henhold til den føderale E-SIGN-loven og statlige UETA-lover, har en signert arbeidsordre på skjermen samme juridiske vekt som en signatur med blekk i de fleste forretningstransaksjoner.
• Send arbeidsordren for signatur først når omfang, tidsplan, pris og vilkår er fylt ut. En signatur på en vag ordre beviser lite.
• Behold den signerte posten, signaturens identitetsdetaljer og et tidsstempel, og sørg for at du kan gjenskape dem på forespørsel.
• Velg en arbeidsflyt der signaturen, jobbrekorden og fakturaen finnes på samme sted, slik at ingen skriver noe på nytt.
• Noen dokumenttyper, som testamenter, er unntatt fra e-signering. Rutinemessige tjenestearbeidsordrer er ikke blant dem.

Innholdsfortegnelse

• Er elektroniske signaturer på arbeidsordrer lovlige?
• Hva en arbeidsordre trenger før den sendes ut for signatur
• Hvordan lage og sende en arbeidsordre for signatur
• Signering i felt
• Hva du bør beholde: poster, samtykke og revisjonsspor
• Fra signert arbeidsordre til faktura og rapportering
• Hvordan velge en e-signatur arbeidsflyt for arbeidsordrer
• Vår perspektiv
• Kjør arbeidsordrene dine på ett sted
• FAQ
• Kilder

Er elektroniske signaturer på arbeidsordrer lovlige?

Ja. Seksjon 101 av den føderale E-SIGN-loven fastslår at, i en transaksjon i eller som påvirker mellomstatlig eller utenlandsk handel, kan ikke en signatur, kontrakt eller post nektes juridisk effekt, gyldighet eller håndhevelse utelukkende fordi den er elektronisk. En kontrakt kan heller ikke avvises bare fordi en elektronisk signatur eller post ble brukt til å danne den.

Statene legger til sitt eget lag. Den Uniform Law Commission’s Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sier det samme i seksjon 7: en elektronisk post oppfyller et juridisk skrivekrav, og en elektronisk signatur oppfyller et signaturkrav. Ifølge American Bar Association, er UETA lov i alle unntatt noen få amerikanske jurisdiksjoner, og E-SIGN gir stort sett de samme reglene der den ikke gjelder.

For et rørlegger-, HVAC-, rengjørings- eller vedlikeholdsbedrift betyr dette at en kunde som trykker "godkjenn" og signerer på en telefon har samtykket til arbeidet på en måte som en domstol kan anerkjenne.

Avtale om å signere elektronisk

Begge parter må være villige til å bruke elektroniske signaturer. ABA bemerker at når parter i en forretningskontrakt under UETA eller E-SIGN blir enige om å bruke en, har den vanligvis juridisk effekt, og den avtalen kan være implisitt fra omstendighetene. I praksis: hvis du sender en lenke og kunden signerer gjennom den, er det et sterkt bevis på avtale. Å legge til en setning til arbeidsordren, som "Jeg samtykker til å signere dette dokumentet elektronisk," fjerner enhver tvil.

Forbrukerkunder og nødvendige opplysninger

Hvis kunden din er en huseier og en lov krever at du gir dem informasjon skriftlig, legger E-SIGN til regler for forbrukersamtykke. Federal Trade Commission’s rapport til Kongressen om forbrukersamtykke forklarer at disse reglene bevarer forbrukerens rett til å motta den informasjonen på papir samtidig som de tillater elektronisk levering. Hvis din jurisdiksjon krever spesifikke skriftlige varsler for hjemme-reparasjoner eller lignende arbeid, spør advokaten din hvilke som gjelder og lever dem med samtykketrinnet innebygd.

Hva kan ikke e-signeres

E-SIGN skiller ut en kort liste. Testamenter, codiciler, testamentariske tillit og visse familierett-dokumenter er unntatt, som angitt i lovteksten. En standard tjenestearbeidsordre er ikke i nærheten av den listen. Likevel, hvis en jobb involverer et dokument som staten din behandler spesielt, som en lien-fraskrivelse eller en regulert hjemmeforbedringskontrakt, bekreft regelen med en lokal advokat før du går helt digitalt.

Hva en arbeidsordre trenger før den sendes ut for signatur

En signatur er bare så nyttig som dokumentet under den. En kunde som signerer en en-linjers ordre har samtykket til svært lite, og du vil slite med å forsvare fakturaen din hvis jobben endres. Før du sender, sjekk at arbeidsordren inneholder:

• Et unikt arbeidsordrenummer. Det knytter signaturen til én jobb og én faktura.
• Kunde- og stedsdetaljer. Navn, faktureringskontakt, tjenesteadresse, og et telefonnummer eller e-post for varsler.
• Et spesifikt arbeidsomfang. Hva du vil gjøre, hva som er ekskludert, og hva som skjer hvis du finner ytterligere problemer.
• Tidsplanen. Planlagt dato og tidsvindu, og hvem som er tildelt.
• Posterte kostnader og betalingsvilkår. Arbeid, deler, reisegebyrer, skatter, depositum, forfallsdato og aksepterte betalingsmetoder.
• Vilkår og betingelser. Garanti, kansellering, tilgangskrav og eventuelle endringsordreprosesser.
• Signaturblokker. Én for kunden, og én for teknikeren eller lederen din der du ønsker intern godkjenning.

Hvis du ønsker en klar struktur å starte fra, går vår guide til arbeidsordre maler for feltserviceeiere gjennom feltene som stopper dobbeltregistrering mellom ordren, tidsplanen og fakturaen.

To signaturer, to øyeblikk

De fleste tjenestebedrifter trenger signaturer på to punkter, og det hjelper å behandle dem separat:

1. Autorisasjon før arbeid. Kunden godkjenner omfang og pris. Dette beskytter deg mot "Jeg har aldri gått med på det."
2. Fullføring etter arbeid. Kunden bekrefter at jobben er gjort. Dette beskytter deg mot tvister ved faktureringstidspunktet og gir deg bevis for garantispørsmål.

Noen jobber trenger bare én. Et gjentakende rengjøringsbesøk under en stående avtale kan trenge bare fullføringssignatur. En kvotert reparasjon med deler trenger begge.

Hvordan lage og sende en arbeidsordre for signatur

Stegene er like i ethvert system som støtter det:

1. Opprett arbeidsordren fra kundeposten. Hent inn kontakt- og stedsdetaljer i stedet for å skrive dem inn igjen.
2. Beskriv og prissett arbeidet. Legg til linjeposter for arbeid og materialer slik at totalen er klar.
3. Velg leveringsmetode. E-post eller tekstmelding med en sikker lenke fungerer for kunder som ikke er på stedet. En nettbrett eller telefon gitt til kunden fungerer når teknikeren din står der.
4. Gå gjennom før sending. Sjekk kunden, omfang, total, tjenesteadresse og dokumenttype. En feil adresse eller total på en signert ordre er vanskelig å angre.
5. Send og spor. Du bør se når lenken ble åpnet og når den ble signert, og bli varslet når signaturen lander.
6. Legg ved den signerte kopien til jobben. Det signerte dokumentet bør ligge sammen med jobben, kundeposten og senere fakturaen.

Hvis avtaler kommer inn gjennom en bookingflyt før arbeidsordren eksisterer, viser denne guiden til timeplanleggingsprogramvare for entreprenører hvordan planlegging og digitalt papirarbeid henger sammen, slik at arbeidsordren starter fra en bekreftet booking i stedet for en telefonnotat.

Signering i felt

De fleste signaturer på tjenestearbeidsordrer skjer ved kundens dør, i en kjeller eller på et tak, ikke ved et skrivebord. Det former hva du bør be om i en arbeidsflyt.

• Telefon-først design. Teknikere bør åpne jobben, gå gjennom arbeidsordren og overlevere telefonen med noen få trykk. Et skjema bygget for en stasjonær nettleser forsinker hvert besøk.
• Tegnet eller skrevet signatur. La kunden tegne med en finger eller skrive navnet sitt. Begge kan være gyldige når kunden har til hensikt å signere.
• Fjernsignering. For eiendomsforvaltere, kommersielle kunder og kunder som ikke er hjemme, lar en e-postet eller tekstet lenke dem signere uten at du venter på stedet.
• Svak signal. Kjellere, landlige jobber og kommersielle anlegg har ofte dårlig dekning. Før du forplikter deg til et verktøy, test det der mannskapene dine faktisk jobber: åpne en jobb, fang en signatur og se hva som skjer når forbindelsen faller. Spør leverandøren skriftlig hvordan usendte signaturer lagres og når de synkroniseres.
• Ansatt tilgang. Teknikere bør bare se sine egne jobber og detaljene de trenger. Rollebasert tilgang holder kundeinformasjonen ryddig og begrenser feil.

For team som standardiserer hvordan dokumenter håndteres på telefoner, dekker vår artikkel om mobil feltservice dokumentkontroll versjonering og godkjenningsvaner som holder den signerte kopien som den eneste kopien.

Hva du bør beholde: poster, samtykke og revisjonsspor

En signatur som du ikke kan fremvise senere er verdt svært lite. Loven er praktisk om dette.

I henhold til E-SIGN seksjon 101(e), må en elektronisk post som må være skriftlig være i stand til å bli bevart og nøyaktig gjengitt for senere referanse av alle som har rett til det. FTC gjør det samme poenget i sin rådgivende uttalelse til Zalenski: det som betyr noe er klarhet, og evnen for alle parter til å bevare og nøyaktig gjenskape posten. Der en lov krever oppbevaring, tillater E-SIGN en elektronisk post hvis den nøyaktig gjenspeiler informasjonen og forblir tilgjengelig og reproducerbar i den nødvendige perioden.

Oversett det til en oppbevaringssjekkliste:

• Den endelige signerte arbeidsordren, i et format som åpnes om år.
• Versjonen kunden faktisk så, ikke bare den nyeste redigerte.
• Hvem som signerte, når, og hvordan lenken ble levert (e-postadresse eller telefonnummer).
• Et tidsstempel for hver hendelse: sendt, åpnet, signert.
• Eventuelt samtykke til å signere elektronisk.
• Relaterte bilder, notater og deler brukt, knyttet til samme jobb.

Mange team fanger også signaturens IP-adresse og enhetsdetaljer. Målet er å vise at signaturen knytter personen til posten og viser intensjon om å signere. Vår artikkel om revisjonssporfelt lister feltene som samsvars-team vanligvis fanger, og den samme logikken gjelder for en tjenestearbeidsordre.

Skatteregistreringer

Signerte arbeidsordrer blir ofte støttedokumenter for inntekter og utgifter. IRS sier at elektroniske registreringssystemer bør følge de samme grunnleggende prinsippene som papirregistreringer, og at støttedokumenter bør organiseres etter år og etter type inntekt eller utgift. Hvor lenge du må oppbevare dem avhenger av registreringen og omstendighetene dine, så spør regnskapsføreren din om din oppbevaringsplan og sett den i systemet ditt én gang.

Fra signert arbeidsordre til faktura og rapportering

Den største gevinsten fra e-signering er ikke signaturen i seg selv. Det er hva som skjer etterpå. Når den signerte ordren lever i samme system som tidsplanen, kundeposten og fakturaen, flytter dataene seg fremover uten å måtte skrive på nytt.

Det betyr noe av tre grunner:

• Færre transkripsjonsfeil. Hver gang noen kopierer en total fra en papirbillett til en faktura, sniker feil seg inn. Færre feil betyr færre fakturatvister.
• Raskere fakturering. En fullført og signert jobb kan gå rett til en faktura, med de samme linjepostene.
• Renere rapportering. Ledere kan se hvor mange jobber som venter på signatur, hvor lang tid godkjenninger tar og hvilke jobber som er fullført men ikke fakturert ennå.

Hvis du vurderer hva en sammenkoblet oppsett koster det første året, se vår oversikt over kostnader for feltserviceprogramvare det første året. For tjenestehistorikk som holder opp mot revisjoner, viser guiden til utstyrsservicehistorikk hvilke felt som bør beholdes ved hvert besøk.

Hvordan velge en e-signatur arbeidsflyt for arbeidsordrer

En frittstående e-signaturapp kan signere en PDF. En arbeidsordre arbeidsflyt må gjøre mer. Bruk disse spørsmålene når du sammenligner alternativer:

Kjør en kort pilot før du bytter hele selskapet. Velg et par jobber, send dem gjennom den nye flyten, og sjekk hva kunden ser, hva teknikeren ser, og hva som ender opp i filen. Vår 90-dagers feltservice implementeringsplan viser hvordan du kan fase inn en utrulling uten å stoppe driften.

Vår perspektiv

Vi bygde Firmanager rundt en enkel idé: arbeidsordren bør være sentrum av jobben, ikke et papirstykke som reiser rundt det. Når kundeposten, tidsplanen, teknikerens mobile visning, dokumentene og fakturaen deler én pålogging og ett datasett, har en signert godkjenning et nyttig sted å gå.

Det er derfor vi tenker på e-signatur som et arbeidsflytspørsmål før et teknologispørsmål. Hvem oppretter arbeidsordren? Hvem ser den i felt? Hvor lever den godkjente versjonen? Hva utløser fakturaen? Når disse svarene er det samme stedet, slutter eiere å jage papir og ledere slutter å be om statusoppdateringer.

Plattformen vår er designet for tjenestebedrifter som vedlikehold, rengjøring og tekniske tjenester. Den kombinerer CRM, arbeidsordrer, feltserviceadministrasjon, dokumenter, fakturering og ansatt selvbetjening i moduler, slik at du kan aktivere det du trenger i dag og legge til resten etter hvert som du vokser.

Uansett hvilket verktøy du velger, hold det til samme standard: komplette arbeidsordrer, et klart signeringsøyeblikk, og poster du kan finne på sekunder.

KaiosMedia

Kjør arbeidsordrene dine på ett sted

Firmanager gir tjenestebedrifter én pålogging for kunder, arbeidsordrer, planlegging og distribusjon, dokumenter, fakturering med Stripe-integrasjon og en mobilportal for ansatte. Sanntidssynkronisering betyr at kontoret og feltet ser på den samme jobben.

Planer er publisert på nettstedet vårt: Gratis til $0, Pro til $19 per måned og Business til $49 per måned. Du kan starte med gratisplanen og se hvordan arbeidsordrer, kundeposter og fakturaer henger sammen før du bestemmer deg.

FAQ

Er en skrevet navn eller tegnet finger signatur gyldig på en arbeidsordre?

Generelt, ja. E-SIGN og UETA er ikke knyttet til én signaturstil. Det som teller er at personen hadde til hensikt å signere og at signaturen er knyttet til posten. Et fanget tidsstempel og signaturens kontaktopplysninger styrker den lenken.

Trenger jeg kundens tillatelse til å bruke e-signaturer?

Begge parter må vanligvis bli enige om å transaksjonere elektronisk, og ABA bemerker at avtalen kan være implisitt fra omstendighetene. En kort setning på arbeidsordren som bekrefter samtykke er den reneste tilnærmingen, spesielt for huseiere.

Kan en arbeidsordre signeres etter at jobben er ferdig?

Ja, og mange selskaper bruker en fullføringssignatur for nettopp det. Sørg for at den opprinnelige autorisasjonen også ble registrert, slik at enhver endring i omfang eller pris er dokumentert før arbeidet starter.

Hvor lenge bør jeg oppbevare signerte arbeidsordrer?

Det finnes ikke ett enkelt svar. Oppbevaring avhenger av typen post, staten og din skattesituasjon. IRS anbefaler å behandle elektroniske poster som papirposter og organisere dem etter år og type. Bekreft planen med regnskapsføreren din.

Kilder

• Elektroniske signaturer i global og nasjonal handelslov (E-SIGN), offentlig lov 106-229
• Uniform Electronic Transactions Act, Uniform Law Commission
• Kommentar angående bruk av elektroniske signaturer, American Bar Association
• Rapport til Kongressen om E-SIGN forbrukersamtykke, FTC
• Rådgivende uttalelse til Zalenski, FTC
• Hvilke typer poster bør jeg oppbevare, IRS

Anbefalt

• Arbeidsordre maler for feltserviceeiere
• Arbeidsordre statuskoder: Definisjoner og oppsettsregler
• Arbeidsordreprosess for vedlikeholdsteam, SMRP KPIer
• Godkjenningsarbeidsflyter: 4 tester og en kopierbar matrise for tjenestelederne