GPS Sporing Samtykke: Hva amerikanske arbeidsgivere trenger å vite

I USA krever ingen føderal lov spesifikt at en arbeidsgiver må få samtykke før de sporer ansattes lokasjoner. Reglene kommer fra et lappeteppe av statlige lover, og de avhenger av hva du sporer: et kjøretøy som selskapet eier, en ansatts personlige bil eller en telefon. For selskapseide kjøretøy er samtykke vanligvis ikke den juridiske testen, men skriftlig varsel og en klar policy er fortsatt den sikreste måten å kjøre et sporingsprogram på. Denne guiden forklarer hvor samtykke er viktig, hvor varsel er påkrevd ved lov, og hvordan man dokumenterer det.

Innholdsfortegnelse

• TL;DR
• Samtykke, varsel og policy: tre forskjellige ting
• Finnes det en føderal lov som krever samtykke?
• Selskapets kjøretøy, personlige kjøretøy og sameide kjøretøy
• Statlige regler som krever skriftlig varsel
• Må samtykke være skriftlig?
• Hold sporing til arbeidstimer
• Hva en GPS sporingspolicy bør si
• Hva ansatte kan gjøre hvis de protesterer
• En praktisk utrulling for et feltserviceteam
• Vår perspektiv
• Hold registrene dine på ett sted med Firmanager
• FAQ
• Kilder

TL;DR

• Ingen føderal lov krever ansattes samtykke for GPS-sporing, men statlige lover gjelder, så sjekk staten der hver ansatt jobber.
• Sporing av selskapets eide eller leide kjøretøy er generelt den laveste risikoprosessen. Å spore en persons egen bil eller telefon medfører mer juridisk eksponering.
• Noen stater krever skriftlig varsel. New Jersey krever det for ethvert kjøretøy en ansatt bruker, med bøter for brudd.
• Spor kun forretningsbruk, i arbeidstimer, og sett omfang, formål, tilgang og oppbevaring i en skriftlig policy som ansatte bekrefter.
• Aldri spor i hemmelighet. Åpenhet reduserer både juridisk og tillitsrisiko.

Denne artikkelen er generell informasjon for bedriftseiere, ikke juridisk rådgivning. For en spesifikk situasjon, som et team på tvers av flere stater eller en tvist med en ansatt, snakk med en arbeidsrettsadvokat i din stat.

Samtykke, varsel og policy: tre forskjellige ting

Folk søker etter “GPS sporingssamtykke” som om det finnes én regel. Det er egentlig tre separate ideer, og å blande dem sammen fører til de fleste overholdelsesfeil.

• Samtykke er personens avtale om å bli sporet. Noen lover gjør det til testen, spesielt når noen andre enn eieren av et kjøretøy er involvert.
• Varsel er å informere folk om at sporing eksisterer, hva det samler inn og hvorfor. Noen stater krever det skriftlig.
• Policy er dine dokumenterte regler for programmet. Selv der ingen lov krever det, er en policy det du peker på hvis en arbeider protesterer eller en tvist når en advokat.

For de fleste feltservicebedrifter er det praktiske svaret å gjøre alle tre: informere folk, få en bekreftelse skriftlig, og holde reglene i en policy. Det koster lite og fjerner mesteparten av argumentasjonen senere.

Finnes det en føderal lov som krever samtykke?

Ikke for vanlig arbeidsgiver-sporing. En juridisk oversikt over sporing av ansattes lokasjon bemerker at ingen føderal lov spesifikt krever samtykke før en arbeidsgiver sporer lokasjon, og at statlige lover fyller gapet. Den amerikanske advokatforeningens teknologipublikasjon gjør det samme poenget fra den andre siden: statlige myndigheter har personvernlovgivning som beskytter enkeltpersoner og bruken av deres informasjon, og disse lovene former hva en arbeidsgiver kan gjøre med kjøretøy GPS.

Det er en føderal vinkel verdt å vite. I 2024 sa CFPB at arbeidere må gi samtykke når arbeidsgivere kjøper rapporter om arbeidssporing fra en tredjepart for bruk i ansettelsesbeslutninger. Det ble også sagt at en arbeidsgiver som stoler på disse rapportene for en negativ handling, som å si opp eller nekte en forfremmelse, må gi personen en detaljert forklaring, og at Fair Credit Reporting Act gjelder. Dette gjelder kjøpte dossierer om arbeidere, ikke dine egne flåte GPS-data, men det viser at regulatorer følger med på hvordan lokasjons- og sporingsdata brukes mot ansatte.

Selskapets kjøretøy, personlige kjøretøy og sameide kjøretøy

Type kjøretøy er den største faktoren for om du trenger samtykke.

Selskapseide eller leide kjøretøy

Dette er det enkle tilfellet. Mange statlige lover som begrenser elektronisk sporing unntar kjøretøyets eier. Illinois er et klart eksempel: loven forbyr bruk av en elektronisk sporingsenhet for å bestemme en persons lokasjon, men unntar bedrifter som sporer kjøretøy de eier eller leier når ansatte, tilknyttede eller kontraktører kjører dem. Californias straffelov 637.7 følger en lignende struktur: å spore en person uten samtykke er forbudt, med et unntak for kjøretøyets registrerte eier, utleier eller leietaker.

Unntaket dekker kjøretøyet, ikke personen. Advokat Janae Ruppert fra Holland & Hart anbefaler arbeidsgivere å avsløre sporing av selskapets kjøretøy og å skrive policyen rundt forretningsformålet og kjøretøyet, ikke rundt å følge individet i hemmelighet, fordi åpenhet kan redusere personvernhensyn og risiko for rettssaker.

Ansattes personlige kjøretøy

Her er eieren den ansatte, så eierunntaket hjelper deg ikke. Å spore en personlig bil uten eierens avtale kan komme i konflikt med de samme lovene som beskytter enkeltpersoner. New Jerseys regel er eksplisitt: arbeidsgivere må gi skriftlig varsel hvis de bevisst bruker en sporingsenhet i et kjøretøy som brukes av en ansatt, enten det er selskapseid eller personlig. Hvis du refunderer kilometer og ønsker lokasjonsdata fra personlige kjøretøy, få skriftlig avtale først, begrens sporing til arbeidstimer, og gi folk en reell måte å logge av på.

Sameide kjøretøy

Når et kjøretøy har mer enn én eier, kan én eiers godkjenning ikke være nok, og bevis fra en enhet installert uten hver eiers avtale kan bli utfordret. Pickup-biler delt mellom en forretningspartner og en ektefelle, eller kjøretøy titulert til to personer, er de vanlige problemområdene. Hvis eierskapet er noe annet enn et enkelt selskapsnavn, sjekk tittelen og få skriftlig samtykke fra hver eier før du installerer noe.

Telefoner og apper

Telefonbasert sporing følger personen, ikke et kjøretøy, så det er ingen eierunntak å lene seg på. Behandle det som det mest sensitive alternativet: bruk det kun for arbeidsrelatert lokasjon, kun når den ansatte er på vakt, og kun med et klart skriftlig varsel. Hvis ansatte bruker sine egne telefoner, si tydelig hva appen kan og ikke kan se.

Statlige regler som krever skriftlig varsel

Noen få stater går lenger enn logikken om kjøretøyets eier og krever varsel direkte. Listen nedenfor er ikke uttømmende, og statlig lov endres, så bekreft gjeldende tekst med rådgiver før du stoler på den.

To hovedpunkter. For det første lever varslingskrav ofte i lover som ikke handler spesifikt om GPS, som generelle lover om elektronisk overvåking. For det andre, hvis du har ansatte i flere stater, skriv policyen din til den strengeste standarden du møter og bruk den overalt. Det er enklere enn å opprettholde én versjon per stat.

Vår egen guide til trinnene amerikanske arbeidsgivere må ta om lover for GPS-sporing av ansatte går gjennom dette i sjekklisteformat.

Må samtykke være skriftlig?

Ingen enkelt føderal regel sier det, men du bør behandle det som ja. Der en stat krever varsel skriftlig, som New Jersey og Connecticut gjør, er skriftligheten overholdelsen. Der det ikke er tilfelle, er et signert eller elektronisk bekreftet varsel ditt bevis på at den ansatte visste.

Arbeidsrettsfirmaet Fisher Phillips anbefaler informert samtykke og klar kommunikasjon om omfang, formål og varighet av sporing. Informert betyr at personen forstår hva som samles inn, ikke bare at de klikket en boks den første dagen.

Et nyttig bekreftelsesskjema er kort. Det bør angi:

1. Hvilke kjøretøy, enheter eller apper som spores.
2. Hva som samles inn, for eksempel lokasjon, hastighet, stopp og reisetider.
3. Hvorfor: dispatch, sikkerhet, estimater for kundens ankomst, kilometer, tyveri-gjenoppretting, fakturabevis.
4. Når sporing er aktiv, og at den ikke er aktiv utenom vakt.
5. Hvem som kan se dataene og hvor lenge de oppbevares.
6. Hvem man skal spørre hvis den ansatte har spørsmål eller bekymringer.

Arkiver den signerte kopien i den ansattes journal, og gi den ansatte en kopi.

Hold sporing til arbeidstimer

Én regel går gjennom nesten hver veiledning: ikke spor folk når de ikke jobber. Fisher Phillips råder arbeidsgivere til å unngå overvåking utenom arbeidstimer.

New Yorks høyeste domstol viser hvorfor. I Matter of Cunningham v. New York State Department of Labor holdt Appellretten at GPS-sporing av en bil i løpet av arbeidsdagen kunne falle innenfor unntaket for arbeidsplass-søk. Men månedlang sporing som inkluderte kvelder, helger og ferie var urimelig basert på fakta. Lærdommen for en servicebedrift er praktisk: hvis en tekniker tar en varebil hjem, sørg for at systemet eller policyen begrenser hva du samler inn etter arbeidstid, eller slår av sporing når varebilen er uten vakt.

For team som tar kjøretøy hjem, ta det opp i policyen: om personlig bruk er tillatt, hvordan det logges, og hva som skjer med lokasjonsdata samlet inn under det.

Hva en GPS sporingspolicy bør si

En skriftlig policy omdanner juridisk forsiktighet til daglig praksis. Veiledning fra Fisher Phillips peker på noen få kjerneelementer: hvilke data som samles inn, hvorfor, hvem som kan få tilgang til det og hvor lenge det oppbevares, sammen med klar dokumentasjon av omfang, formål og varighet.

Her er en struktur som fungerer for en feltservicebedrift.

1. Formål

Navngi forretningsgrunnene. “Dispatching den nærmeste teknikeren, gi kundene nøyaktige ankomstvinduer, verifisere tid på stedet og beskytte selskapets kjøretøy” er spesifikt. “Forbedre effektiviteten” er ikke.

2. Omfang

List opp hva som spores (kjøretøylokasjon, reise start og stopp, jobbinnsjekking) og hva som ikke spores (personlige meldinger, lokasjon utenom vakt, noe inne i en kundes hjem).

3. Aktive timer

Angi når sporing er aktiv. Knytt det til skift, jobbstatus eller tenning for selskapets kjøretøy.

4. Tilgang

Navngi roller, ikke personer: dispatcher, driftsleder, eier. Ansatte bør vite hvem som kan se deres lokasjonsdata.

5. Oppbevaring

Velg en oppbevaringsperiode og hold deg til den. Å oppbevare lokasjonslogg på ubestemt tid skaper risiko uten operasjonell fordel.

6. Tillatt bruk

Si hvordan data kan brukes: dispatch, fakturakonflikter, sikkerhetsvurderinger, og hvilken rolle det har i disiplin. Hvis du vil bruke dataene i ytelsesbeslutninger, si det på forhånd.

7. Ansattes spørsmål

Gi en kontakt og en prosess for å reise bekymringer eller korrigere en post som ser feil ut.

Merk at partnerveiledningen om GPS sporingsprogramvare også understreker åpenhet når arbeidsgivere bruker sporingsverktøy for å overvåke arbeidere, som passer inn i denne strukturen.

Hva ansatte kan gjøre hvis de protesterer

Ansatte som er urolige for sporing har vanligvis tre praktiske veier.

• Be om policyen og dataskopet. Et godt drevet program kan svare på hvem som ser hva og i hvor lang tid.
• Ta det opp internt. Mange bekymringer, som sporing under lunsj eller hjemme, løses ved å justere aktive timer.
• Søk juridisk rådgivning. Hvis sporing skjer i hemmelighet, i et personlig kjøretøy, eller utenom arbeidstimer, kan den ansatte konsultere en arbeidsrettsadvokat eller sitt statlige arbeidsbyrå.

Hvis data fra en tredjepartsrapport brukes til å si opp noen eller nekte en forfremmelse, er CFPBs posisjon at arbeidsgiveren skylder personen en detaljert forklaring og må overholde Fair Credit Reporting Act.

Fra arbeidsgiverens side er lærdommen enkel. Ansatte som hører om sporing i et møte, leser det i en policy og signerer det blir sjelden protesterende. Ansatte som oppdager det ved en tilfeldighet gjør ofte det.

En praktisk utrulling for et feltserviceteam

Her er en sekvens som fungerer for et team på 5 til 50 teknikere.

1. Kartlegg hvor ansatte jobber. List opp statene, siden varslingsregler varierer fra stat til stat.
2. Sorter kjøretøy og enheter. Skille mellom selskapseide eller leide kjøretøy, personlige kjøretøy og personlige telefoner.
3. Skriv policyen. Bruk de syv delene ovenfor. Hold den til én eller to sider.
4. Hold en kort orientering. Forklar hvorfor du sporer, hva du ikke sporer og hvem som kan se det.
5. Samle bekreftelser. Oppbevar dem med ansattdokumenter.
6. Sett systemet til å matche policyen. Hvis sporing er begrenset til skift timer, konfigurer det slik.
7. Gjennomgå en gang i året. Lover, kjøretøy og ansatte endres.

Tidsdata er en nær slektning av lokasjonsdata, og den samme åpenheten hjelper. Hvis du også strammer inn hvordan du registrerer timer på stedet, viser vår guide om tekniker tidsregistrering for ledere hvordan du kan lukke fakturerbare hull uten å vende teamet mot prosessen.

Vår perspektiv

Vi bygger Firmanager for eiere og ledere av servicebedrifter, og i det arbeidet er ett mønster klart: lokasjonsinformasjon er mest nyttig når det er en del av hvordan jobber blir gjort, ikke et separat overvåkingsprosjekt.

Plattformen vår er designet for å samle arbeidsordrer, rute- og dispatchadministrasjon, tids- og fraværsregistrering, HSE-overholdelse, dokumenthåndtering og en mobilportal for selvbetjening for ansatte under én innlogging. Det er viktig for samtykke av en enkel grunn. Når ansatte ser lokasjons- og tidsdata knyttet til jobben de gjør, som arbeidsordren, kunden og ankomstvinduet, er formålet åpenbart. Formål er grunnlaget for hvert godt varsel.

Vi mener også at dokumentasjon hører hjemme ved siden av operasjoner. En signert sporingsbekreftelse er lettere å holde orden på når den ligger i samme system som den ansattes andre poster, i stedet for i en mappe ingen åpner. Vår modulære design lar deg bruke bare de delene virksomheten din trenger.

Vårt råd er å bestemme formålet ditt først, skrive det ned, informere teamet ditt, og deretter velge verktøy som samsvarer med det du skrev. Ikke omvendt.

KaiosMedia

Hold registrene dine på ett sted med Firmanager

Når policyen din er skrevet, er arbeidet å holde den konsekvent: hvem som er tildelt hvilken jobb, hvilke timer som ble jobbet, og hvor de signerte bekreftelsene er lagret. Firmanager er en alt-i-ett plattform for servicebedrifter, som dekker CRM, arbeidsordrer, rute- og dispatchadministrasjon, tids- og fraværsregistrering, dokumenthåndtering, fakturering med Stripe-integrasjon og en mobilportal for ansatte, alt under én innlogging.

Planer starter gratis. Den gratis planen er $0, Pro er $19 per måned og Business er $49 per måned. Du kan se planene på nettstedet vårt eller åpne appen og sette opp teamets jobber og registreringer på ett sted.

FAQ

Må jeg ha ansattes samtykke for å sette GPS-sporere på selskapets kjøretøy?

Vanligvis er ikke samtykke den juridiske testen for kjøretøy som selskapet ditt eier eller leier. Illinois, for eksempel, unntar bedrifter som sporer kjøretøy de eier eller leier. Noen stater krever fortsatt skriftlig varsel, og New Jersey gjør det for ethvert kjøretøy en ansatt bruker. Gi varsel og få en signert bekreftelse uansett.

Kan jeg spore en ansatts personlige bil eller telefon?

Kun med klar skriftlig avtale, og med mer forsiktighet enn for selskapets kjøretøy. Eierunntaket i sporingslovene dekker ikke en bil som den ansatte eier. New Jersey krever skriftlig varsel for personlige kjøretøy også. Begrens sporing til arbeidstimer og si til den ansatte nøyaktig hva som samles inn.

Kan jeg spore ansatte utenom arbeidstimer?

Det bør du ikke. Fisher Phillips råder til å unngå overvåking utenom arbeidstimer, og New Yorks Appellrett fant månedlang sporing som inkluderte kvelder, helger og ferie urimelig i Cunningham-saken. Knytt sporing til skift eller til bruk av selskapets kjøretøy.

Hva skjer hvis jeg sporer uten å informere ansatte i New Jersey?

En arbeidsgiver som bevisst bruker en sporingsenhet i et kjøretøy som brukes av en ansatt uten skriftlig varsel kan møte straffer på opptil $1,000 for første brudd og $2,500 for hver senere. Enkelte offentlige og kollektivtransportarbeidsgivere er unntatt. Bekreft gjeldende krav med en arbeidsrettsadvokat.

Hvor lenge bør jeg oppbevare lokasjonsdata?

Det er ikke noe enkelt tall i veiledningen vi har gjennomgått, men policyen din bør angi en oppbevaringsperiode og hvem som kan få tilgang til dataene. Velg den korteste perioden som støtter dispatch, fakturakonflikter og sikkerhetsvurderinger, og følg den.

Kilder

• Forberedte bemerkninger fra CFPB-direktør Rohit Chopra om arbeidssporing
• Hvordan spore ansattes lokasjon: Juridiske krav
• Er det lovlig å spore ansatte med kjøretøy GPS-sporing? (American Bar Association)
• 720 ILCS 5/21-2.5 (Illinois)
• Spør eksperten: Bør jeg avsløre sporing av selskapets kjøretøy?
• New Jersey blir med i trenden med økte personvernbeskyttelser for ansattes lokasjon (Littler)
• N.J. lov 34:6B-22, skriftlig varsel for kjøretøysporingsenhet
• Lovendringsgjennomgang av eksisterende lovgivning i de 50 amerikanske statene
• 7 beste personvernpraksiser for arbeidsgivere (Fisher Phillips)
• Saken Cunningham mot New York State Dept. of Labor (2013)

Anbefalt

• 6 trinn amerikanske arbeidsgivere må ta for lover om GPS-sporing av ansatte