Gratis HMS-system: 4 gode alternativer for små bedrifter

Et gratis HMS-system kan være godt nok for en liten norsk bedrift, så lenge det lar deg dokumentere risikovurdering, avvik, rutiner og opplæring. Et godt valg er enkelt å bruke, tilgjengelig for alle ansatte og tydelig på hva som faktisk er gratis. Firmanager Free passer servicebedrifter som vil ha HMS i samme verktøy som drift og fakturering. HMS-Tjenesten passer deg som bare vil ha HMS. Arbinn passer NHO-medlemmer, og Certior passer byggeplassen.

Problemet er at «gratis» betyr ulike ting. Noen verktøy er gratis for alle, noen krever medlemskap, noen gir deg bare maler, og noen legger det viktigste bak et betalt nivå. Samtidig krever internkontrollforskriften at du jobber systematisk med HMS og kan vise det ved tilsyn.

Her får du fire alternativer med samme oppsett: hva du får gratis, hvem det passer for og hva som begrenser. Til slutt kommer en sjekkliste og en tabell som setter gratis opp mot billige betalte løsninger. Vi lager Firmanager selv, så det står først. Vi sier også rett ut hvor det ikke passer.

1. Firmanager Free

Firmanager Free er en gratis plan for én bruker, uten kredittkort, og alle moduler er med. HMS er én av dem, ved siden av kunder, arbeidsordre, fakturering og filer.

Hva du får gratis

HMS-modulen har risikovurderinger og hendelsesrapportering. Du får også opplæringssporing med utløpsdato, en sikkerhetslogg for utstyr og varsler på dashboardet når noe utløper. Rutiner og instrukser legger du i kunnskapsbasen, som er søkbar for alle brukere.

• Risikovurderinger og hendelsesrapporter
• Opplæring med utløpsdato
• Utstyrslogg med varsler på dashboardet
• Kunnskapsbase for rutiner og SOP-er

Gratisplanen har grenser på 50 kunder, 50 produkter og 25 tilbud, arbeidsordre og oppgaver per måned. HMS-modulen er likevel en del av pakken.

Firmanager gir deg stedet å dokumentere HMS, men innholdet i rutinene må du skrive selv.

Hvem det passer for og hva som begrenser

Free passer deg som driver enmannsbedrift innen service, installasjon eller vedlikehold og vil samle HMS og drift ett sted. Du kan åpne en live demo uten å registrere deg, og se om oppsettet fungerer for deg.

Begrensningen er én bruker. Skal flere ansatte logge hendelser, trenger du Pro til 19 USD i måneden for opptil fem brukere. Firmanager er også forretningsprogramvare og ikke et rent HMS-verktøy. Trenger du bare HMS, er et enklere verktøy raskere å ta i bruk.

2. HMS-Tjenesten

HMS-Tjenesten presenterer seg som et fullverdig HMS-system som er helt gratis for alle. Leverandøren oppgir selv at det dekker alle lovpålagte HMS-krav.

Hva du får gratis

Her er hele systemet gratis, uten krav om medlemskap eller bransje. Det er den enkleste modellen på listen, fordi du slipper å lure på hva som ligger bak et betalt nivå. Se på leverandørens egen side hva som er med.

Husk at et system som sier det oppfyller kravene, ikke gjør deg ferdig. Ansvaret for risikovurderingene, rutinene og oppfølgingen er ditt, uansett verktøy.

Et gratis system fritar deg aldri fra ansvaret for å bruke det.

Hvem det passer for og hva som begrenser

Dette passer deg som bare vil ha HMS, og som ikke trenger fakturering, arbeidsordre eller HR i samme løsning. Det passer også bedrifter i alle bransjer.

Før du legger inn data, bør du sjekke tre ting: hvordan du får data ut igjen, om alle ansatte får tilgang fra mobil, og hvem som står bak tjenesten. Bruk sjekklisten lenger ned i artikkelen.

3. Arbinn fra NHO

Arbinn er NHOs digitale verktøy for styring av HMS-risiko, og det er gratis for NHO-medlemmer. På arbinn-sidene finner du også maler, rutiner og plakater, blant annet en varslingsrutine.

Hva du får gratis

Medlemmer får et digitalt verktøy for risikostyring og tilgang til ferdige maler og dokumenter som bransjeforeningen har laget. Malene er nyttige selv om du bruker et annet system til daglig, for eksempel som utgangspunkt for varslingsrutinen.

For NHO-medlemmer er Arbinn en gratis fordel de allerede har betalt for gjennom kontingenten.

Hvem det passer for og hva som begrenser

Arbinn passer bedrifter som allerede er NHO-medlemmer. Da er verktøyet en del av pakken. Er du ikke medlem, er det ikke et gratis alternativ for deg. WebHMS oppgir at NHOs system koster 405 kroner i måneden.

Husk også at medlemskapet har en kontingent. «Gratis» gjelder selve verktøyet, ikke medlemskapet. Melder du deg inn bare for HMS-verktøyets skyld, er regnestykket et annet.

4. Certior HMS-dokumenter

Certiors hms-dokumenter.no gir deg gratis HMS-maler for bygg og anlegg. Du fyller inn prosjektinformasjon på nett og eksporterer dokumentene.

Hva du får gratis

Gratisbrukere kan lage fremdriftsplan, riggplan, risikovurdering og adresseliste. De kan også lage nødplakat og personlig sikkerhetsinstruks, begge på norsk, engelsk, polsk, litauisk og russisk. Det siste er nyttig på byggeplasser med utenlandske arbeidere. Certior oppgir at dokumentene oppfyller StartBank-krav.

Plus-tilgang gir blant annet SJA, RUH og stoffkartotek. Digital QR-innregistrering starter ifølge Certior på 190 kroner i måneden per prosjekt.

Avviksregistrering ligger i Plus, så gratisversjonen alene dekker ikke hele HMS-arbeidet.

Hvem det passer for og hva som begrenser

Dette passer entreprenører og håndverkere som trenger riktige dokumenter til byggeplassen og til underentreprenører. Det er et dokumentverktøy, ikke et komplett internkontrollsystem.

Siden RUH ligger i Plus, må du registrere avvik på annen måte i gratisversjonen. Du må også selv passe på revisjon og opplæring. Kombiner gjerne verktøyet med et av de andre på listen.

Gratis eller billig: slik velger du riktig

Velg etter hva bedriften må kunne dokumentere, ikke etter prisen. Et gratis system som mangler avvik eller opplæring, blir dyrere enn et billig system som har alt.

Sjekkliste for et system som holder

Internkontrollforskriften og arbeidsmiljøloven setter rammen. Sjekk at verktøyet lar deg gjøre disse fem tingene:

1. Risikovurdering med handlingsplan, som forskriften krever (IK-forskriften § 5).
2. Registrering av avvik, personskader og nestenulykker, som arbeidsmiljøloven § 5-2 krever.
3. Rutiner som alle ansatte kan finne, helst fra mobil.
4. Dokumentert opplæring etter arbeidsmiljøloven § 3-2.
5. Regelmessig revisjon. Arbeidstilsynet anbefaler minst én gang i året.

Mangler et gratis verktøy ett av punktene, må du dekke det med en mal, et regneark eller et annet verktøy.

Gratis mot billig betalt side om side

Tabellen setter de fire alternativene opp mot to billige betalte løsninger. Prisene er slik leverandørene selv oppgir dem.

Alternativ	Pris	Passer for	Viktigste begrensning
Firmanager Free	0 kr, 1 bruker	Enmannsbedrift i service	Én bruker, rutiner skriver du selv
Firmanager Pro	19 USD/mnd, opptil 5 brukere	Små team	Betalt
HMS-Tjenesten	Gratis, oppgir selv	Bare HMS	Du må selv sjekke dekningen
Arbinn (NHO)	Gratis for medlemmer	NHO-medlemmer	Krever medlemskap
Certior maler	Gratis maler, QR fra 190 kr/mnd per prosjekt	Byggeplass	RUH ligger i Plus
WebHMS	Gratis første år med kurs, deretter 59 kr/mnd	Bedrifter som tar HMS-kurs	Krever kurs første år

Et eksempel: du har fire ansatte som alle skal melde hendelser. Firmanager Pro koster 19 USD i måneden for hele teamet, altså 4,75 USD per bruker. Da får du alle moduler, ikke bare HMS.

Gå fra gratis til billig betalt når flere enn deg selv skal bruke systemet.

Start med det som dekker kravene

Det beste gratis HMS-systemet er det som dekker de fem punktene i sjekklisten og som ansatte faktisk bruker. Er du enmannsbedrift i service, gir Firmanager Free deg HMS og drift på ett sted. Trenger du bare HMS, er HMS-Tjenesten verdt en kikk. Er du NHO-medlem, bruker du Arbinn, og på byggeplassen er Certiors maler et godt utgangspunkt.

Sjekk alltid hvem som kan logge hendelser, hvor dataene ligger og hva som skjer når gratisperioden eller medlemskapet slutter. Vil du se HMS-modulen i bruk, kan du prøve Firmanager gratis uten kredittkort eller åpne demoen uten å registrere deg.