HMS-system eksempel: 5 deler med mål, tiltak og mal

Et godt HMS-system eksempel har fem deler: målbare HMS-mål, en kort HMS-håndbok, risikovurderinger, en rutine for avvik og et system for opplæring, utstyr og årlig gjennomgang. Har du få ansatte, start med mål og risikovurdering. Sender du teknikere ut til kunder, trenger du alle fem, og de bør ligge samlet på ett sted.

Problemet er at internkontrollforskriften forteller hva du skal ha, men ikke hvordan det ser ut. Du får kravlister, men sjelden ferdig tekst du kan tilpasse. Mange ender opp med en perm som ingen åpner, eller med et regneark som ingen holder oppdatert.

Under får du konkrete formuleringer, tabeller og maler du kan kopiere inn i dokumentene dine. Firmanager er forretningssystem for servicebedrifter og har en egen HMS-modul. Derfor viser vi også hvordan hver del kan føres digitalt, uten at du må bruke den.

1. HMS-mål som kan måles

Et HMS-mål er en kort setning med et tall og en tidsramme. Forskriften krever at du fastsetter mål for helse, miljø og sikkerhet, og et mål du ikke kan måle, kan du heller ikke følge opp.

Et HMS-mål uten tall og frist er en ønskeliste, ikke et mål.

Eksempel

Skriv få mål, helst tre til fem, og knytt hvert av dem til noe du faktisk registrerer. Tabellen viser eksempler på kortsiktige og langsiktige mål som du kan tilpasse.

Område	Eksempel på mål	Slik måler du
Ulykker	Null alvorlige ulykker i år	Antall hendelser med fravær
Skader	Redusere skader fra arbeid i høyden med 50 % mot i fjor	Antall registrerte skader
Avvik	Alle avvik er lukket innen 14 dager	Dager fra melding til lukking
Opplæring	100 % av ansatte har gyldig påkrevd kurs	Andel gyldige kurs
Risiko	Alle nye oppdrag er risikovurdert før oppstart	Antall oppdrag uten vurdering

Slik fører du det i praksis

Målene passer for alle virksomheter, også de minste. Skriv dem i HMS-håndboken og gå gjennom dem i ett møte hvert år.

Digitalt kan du legge hvert mål inn som en oppgave med ansvarlig person og frist. I Firmanager har oppgavene Kanban- og tabellvisning og en motor for gjentakende oppgaver. Da dukker oppfølgingen opp av seg selv.

2. HMS-håndbok med fast innholdsfortegnelse

HMS-håndboken er dokumentet som samler reglene dine på ett sted. Den trenger ikke være tykk, men den må være oppdatert og tilgjengelig for alle ansatte. Er du under ti ansatte, kan dokumentasjonen være enklere. Du må likevel kunne vise hvordan du jobber.

En kort håndbok som er i bruk, slår en tykk perm som står i hylla.

Eksempel

Bruk denne innholdsfortegnelsen som mal. Hvert punkt kan være én til to sider.

1. HMS-politikk og mål
2. Organisasjon, ansvar og myndighet (hvem er daglig leder, verneombud, HMS-ansvarlig)
3. Kartlegging og risikovurderinger
4. Rutiner: varsling, avvik, førstehjelp, brann og beredskap
5. Opplæring og kompetanse
6. Utstyr og vedlikehold
7. Årlig gjennomgang

Slik fører du det i praksis

Malen passer best for deg som bygger HMS for første gang. Skriv i korte avsnitt og bruk dine egne arbeidsoppgaver som eksempler. En generisk tekst kopiert fra et annet firma hjelper deg lite ved en kontroll.

I Firmanager kan du legge rutinene i kunnskapsbasen. Der er prosedyrer og veiledninger søkbare for både kontor og felt. Teknikeren finner brannrutinen på telefonen, i stedet for å lete i en perm i bilen.

3. Risikovurdering for hvert arbeidsområde

En risikovurdering kartlegger hva som kan gå galt, hvor alvorlig det er og hva du gjør med det. Forskriften krever at du kartlegger farer og problemer, vurderer risiko og lager planer og tiltak ut fra det.

Risikovurderingen er ikke ferdig før hvert funn har et tiltak, en ansvarlig og en frist.

Eksempel

Bruk en enkel skala fra 1 til 3 for sannsynlighet og konsekvens, og gang dem sammen. Risiko på 1 til 2 er lav, 3 til 4 middels og 6 til 9 høy. Kopier malen under:

Arbeidsområde:
Dato / utført av:

Fare | Hva kan skje | Sannsynlighet (1-3) | Konsekvens (1-3) | Risiko | Tiltak | Ansvarlig | Frist

Et utfylt eksempel: Fare er arbeid fra stige hos kunde. Det kan føre til fall. Sannsynlighet er 2 og konsekvens 3, altså risiko 6, som er høy. Tiltak er riktig stige eller stillas, opplæring og sikring av underlaget. Ansvarlig er driftsleder.

Slik fører du det i praksis

Lag én vurdering per type arbeid, for eksempel montering, service og lager. Oppdater den når du får nytt utstyr, nye oppdrag eller etter en hendelse. Servicebedrifter med mange kundesteder bør i tillegg vurdere risiko på oppdraget, ikke bare generelt.

Firmanager har risikovurderinger i HMS-modulen. Du samler vurderingene der dataene dine allerede ligger, og slipper å lete i løse filer.

4. Avviks- og hendelsesrapportering

En avviksrutine gjør at feil og nesten-ulykker blir meldt, rettet og brukt til å forebygge nye. Forskriften krever rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser. Alvorlige ulykker må dessuten meldes til Arbeidstilsynet og politiet.

Hvis ingen melder avvik, har du ikke færre avvik, bare dårligere oversikt.

Eksempel

Skjemaet må være så enkelt at en tekniker fyller det ut på ett minutt. Kopier feltene under:

Dato og sted:
Meldt av:
Type: skade / nesten-ulykke / farlig forhold / miljø
Hva skjedde:
Umiddelbart tiltak:
Årsak:
Forebyggende tiltak, ansvarlig og frist:
Lukket dato:

Eksempel: En tekniker sklir på en våt trapp, men skader seg ikke. Meldingen blir en nesten-ulykke. Tiltaket er sklisikring og en rutine om å merke våte områder.

Slik fører du det i praksis

Rutinen passer for alle, men den må være lett tilgjengelig i felt. En terskel som «ta kontakt på kontoret» gjør at færre melder.

Firmanager har hendelsesrapportering i HMS-modulen. Teknikere bruker appen som nettleser eller PWA på telefonen, så de kan melde fra mens situasjonen er fersk. Kontoret ser meldingene i samme system.

5. Opplæring, utstyr og årlig gjennomgang

Den femte delen holder systemet levende. Du registrerer hvem som har hvilken opplæring, hvilket utstyr som må kontrolleres, og går gjennom hele systemet minst én gang i året.

HMS-systemet er verdt like mye som siste gang du gikk gjennom det.

Eksempel

Tabellen viser hva du bør registrere. Intervaller og krav bestemmes av regelverket og av leverandøren av utstyret ditt.

Område	Hva du registrerer	Varsling
Kurs og sertifikater	Navn, kurs, utløpsdato	Før utløp
Utstyr	Stiger, løfteutstyr, verneutstyr, kontrolldato	Før neste kontroll
Årlig gjennomgang	Mål, avvik, risikovurderinger, tiltaksplan	Fast dato hvert år

Agendaen for den årlige gjennomgangen kan være: Er målene nådd? Hva viser avvikene? Er risikovurderingene oppdatert? Hvilke kurs mangler? Hvilke tiltak er ikke gjennomført? Skriv et kort referat.

Slik fører du det i praksis

Dette passer særlig for deg med mange ansatte eller mye utstyr, der utløpsdatoer lett glipper. Én ansvarlig bør eie listen, og den bør sjekkes månedlig.

Firmanager har opplæringssporing med utløpsdato, en utstyrslogg for sikkerhet og varsler på dashbordet når noe nærmer seg fristen. Legg den årlige gjennomgangen inn som en gjentakende oppgave, så glemmer du den ikke.

Slik bygger du systemet videre

Start med mål og risikovurdering, legg til håndbok og avviksrutine, og avslutt med opplæring og årlig gjennomgang. Bruk eksemplene over som første utkast og tilpass dem til din virksomhet. Ferdig tekst fra andre er et utgangspunkt, ikke løsningen.

Når dokumentene er på plass, er det hvor du fører dem som avgjør om de blir brukt. Samle dem der teknikere og kontor jobber hver dag. Prøv gjerne Firmanager gratis. Planen krever ikke kredittkort, og du kan åpne en live demo uten registrering for å se HMS-modulen selv.