HMS-system: hva det er, lovkrav og hvordan du starter

Et HMS-system er virksomhetens faste måte å jobbe med helse, miljø og sikkerhet på. Det samler rutiner, risikovurderinger, mål, opplæring og avviksbehandling på ett sted, og alt skal dokumenteres skriftlig. I Norge er det ikke valgfritt. Internkontrollforskriften krever systematisk HMS-arbeid i så godt som alle virksomheter som selger varer eller tjenester, også de små. Systemet kan være en perm, et regneark eller et digitalt verktøy. Det avgjørende er at det brukes i hverdagen.

Denne artikkelen går gjennom hvorfor du trenger et HMS-system, hva det må inneholde og hvordan du formulerer HMS-mål. Du får også en enkel fremgangsmåte for å sette det opp, og en sammenligning av papir, Excel og digitale løsninger på nett.

Firmanager er forretningsprogramvare for servicebedrifter med folk både på kontoret og ute hos kunder, og har en egen HMS-modul. Det farger eksemplene her, men rådene gjelder uansett hvilket verktøy du velger. Loven krever at du jobber systematisk, ikke at du kjøper et bestemt program.

Hvorfor trenger du et HMS-system?

Du trenger et HMS-system fordi loven krever systematisk HMS-arbeid, og fordi et dokumentert system er den enkleste måten å vise at du har det.

Loven krever det, også for små bedrifter

Internkontrollforskriften pålegger den som leder virksomheten å følge opp HMS-kravene systematisk, i samarbeid med de ansatte og representantene deres. Forskriften gjelder virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Rutinene skal være skriftlige, slik at problemer oppdages og håndteres i tide.

Små virksomheter med lite risiko trenger ikke omfattende dokumentasjon, men de trenger noe. Som arbeidsgiver har du dessuten en personlig opplæringsplikt som ikke kan delegeres. Les mer i Arbeidstilsynets veiledning om internkontroll.

Kravet om HMS-system gjelder deg uansett størrelse. Det er omfanget av dokumentasjonen som varierer.

Hva du risikerer uten system

Mangler du systemet, kan tilsynsmyndighetene gi pålegg om å rette opp innen en frist. Overholder du ikke fristen, kan du få dagbøter til forholdet er i orden. Ved alvorlige brudd kan det gå videre til politianmeldelse.

Det er også kommersielle grunner. Flere kunder krever at underleverandører kan dokumentere HMS-arbeidet, og mangelfulle rutiner kan skape trøbbel med forsikringsoppgjør etter en skade.

Hva et HMS-system må inneholde

Et HMS-system må dekke åtte områder fra internkontrollforskriften, og mange av dem må dokumenteres skriftlig.

De åtte delene i praksis

Del	Slik løser du det
Regelverk	Gjør aktuelle lover og forskrifter tilgjengelige for alle
Kompetanse	Gi opplæring og informer om endringer
Medvirkning	Involver de ansatte i kartlegging og forbedring
Mål	Skriv ned HMS-målene
Organisering	Dokumenter hvem som har ansvar for hva
Risiko	Kartlegg farer, vurder risiko, lag tiltaksplan
Avvik	Ha skriftlige rutiner for å melde, rette og forebygge
Gjennomgang	Vurder jevnlig om systemet fungerer

Det er også her hms-systemet ditt får innhold, for de fleste punktene krever en mal og et sted å samle svarene.

Slik formulerer du HMS-mål

Gode HMS-mål er konkrete og kan måles. «Ha et trygt arbeidsmiljø» sier lite, mens et tall eller en frist gir deg noe å følge opp. Eksempler:

• Ingen personskader med fravær i løpet av året.
• Alle avvik er besvart innen sju dager.
• Alle ansatte har gyldig opplæring og sertifikater for oppgavene sine.

Et mål du ikke kan måle, kan du heller ikke følge opp.

Slik setter du opp et enkelt HMS-system

Du setter opp et enkelt HMS-system ved å ta de åtte delene i tur og orden, og små bedrifter klarer det på noen få timer.

Sju steg fra start til rutine

1. Utpek ansvar. Skriv ned hvem som leder HMS-arbeidet og hvem som gjør hva.
2. Sett mål. Velg to til fire mål fra eksemplene over.
3. Kartlegg farer. Gå gjennom arbeidsplassen og kundebesøkene sammen med de ansatte.
4. Vurder risiko og lag tiltak. Hver fare får en tiltaksplan med ansvarlig og frist.
5. Lag en avviksrutine. Alle skal vite hvordan de melder fra, og hvem som følger opp.
6. Planlegg opplæring. Hold oversikt over kurs og sertifikater med utløpsdato.
7. Gjennomgå systemet. Sett av tid minst en gang i året og dokumenter resultatet.

Eksempel: kartlegging for et servicefirma

Se for deg et firma med seks teknikere som drar ut til kunder. En enkel risikotabell kan se slik ut:

Fare	Tiltak	Ansvarlig	Frist
Fall fra stige	Kontroller stiger, bruk riktig utstyr	Driftsleder	Månedlig
Elektrisk støt	Krev kurs og sjekkliste før arbeid	Daglig leder	Før oppstart
Tunge løft	Hjelpemidler og løfteopplæring	Driftsleder	Innen 30 dager
Biluhell	Rutiner for kjøring og kjøretøykontroll	Daglig leder	Kvartalsvis

Fire til seks konkrete farer med navngitt ansvarlig er bedre enn femti sider ingen leser.

Papir, Excel eller digitalt HMS-system?

Velg et digitalt HMS-system når du har folk i felt eller flere enn et par ansatte. Papir og Excel fungerer for de aller minste, men de gir ingen automatisk oppfølging.

Sammenligning av de tre løsningene

	Papir og perm	Excel	Nettbasert system
Kostnad	Lav	Lav	Fra gratis og oppover
Avvik fra mobil	Nei	Tungvint	Ja
Varsel om utløpsdato	Nei	Manuelt	Ofte automatisk
Oversikt og rapport	Vanskelig	Middels	Enkel
Risiko for tapt dokumentasjon	Høy	Middels	Lav

Dette bør du se etter

Et enkelt HMS-system er ikke et med få funksjoner, men et som folk faktisk bruker. Sjekk at avvik kan meldes fra telefonen, at opplæring og utstyr kan følges med utløpsdato, og at du kan gi ulike roller ulik tilgang. Sørg også for at du kan eksportere dokumentasjonen hvis tilsynet eller en kunde ber om den.

Det beste systemet er det teknikerne bruker uten å bli påminnet.

HMS i Firmanager for små servicebedrifter

Firmanagers HMS-modul gir deg verktøyene til et digitalt HMS-system, i samme innlogging som resten av forretningen din. Du må fortsatt fylle det med egne mål og rutiner.

Hva HMS-modulen dekker

Modulen har risikovurderinger, hendelsesrapportering, opplæringssporing med utløpsdato og en utstyrslogg. Utløpsvarsler vises på dashbordet. Rutiner og veiledninger kan samles i den søkbare kunnskapsbasen. Teknikerne bruker samme system fra mobilen, siden Firmanager er en PWA du legger på hjemskjermen, uten egen feltapp.

• Risikovurderinger og hendelsesrapporter
• Opplæring med utløpsdato
• Utstyrslogg for sikkerhetskontroll
• Varsler på dashbordet
• Kunnskapsbase for rutiner

Pris og oppstart

Alle moduler er med i alle planer. Free koster 0 for én bruker og krever ikke kredittkort. Pro koster 19 dollar i måneden for opptil fem brukere, og Business koster 49 dollar for opptil 25.

Du kan åpne en live demo uten å registrere deg og se om HMS-modulen passer arbeidsmåten din før du bestemmer deg.

Start med gratisplanen, og betal først når flere enn deg selv skal bruke systemet.

Neste steg for HMS-arbeidet

Et HMS-system er en dokumentert, jevnlig oppfulgt måte å jobbe med helse, miljø og sikkerhet på. Loven krever det av nesten alle bedrifter, og det handler om mål, ansvar, risikovurdering, avvik, opplæring og gjennomgang. Du trenger ikke et stort system. Du trenger et som er enkelt nok til at det brukes.

Begynn med å sette to til fire mål og kartlegge de fem til ti viktigste farene i hverdagen din. Velg deretter verktøyet som passer: papir hvis dere er veldig få, digitalt hvis dere har folk i felt. Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Firmanager gratis og teste HMS-modulen uten kredittkort.