HR information system (HRIS): hva det er og hva det gjør

Et HR information system (HRIS) er programvare som samler alt du trenger å vite og gjøre rundt de ansatte på ett sted: personopplysninger, arbeidsavtaler, lønnsgrunnlag, fordeler, fravær, ferie, opplæring og dokumenter. På norsk kalles det ofte HR-system eller personalsystem. Poenget er at HR-data slutter å ligge spredt i regneark, e-post og mapper. I stedet ligger de i én database som HR, ledere og ansatte jobber mot, hver med sine tilganger.

I denne artikkelen får du først vite hvorfor virksomheter tar i bruk et HRIS, og hvordan du velger og innfører ett uten å kjøpe mer enn du trenger. Deretter går vi gjennom funksjonene i detalj, hvordan HRIS skiller seg fra HRMS, HCM og lønnssystem, og hva du må tenke på av personvern når personopplysninger ligger i skyen. Til slutt ser vi på når en HR-modul i et samlet system er nok.

Firmanager lager forretningsprogramvare for servicebedrifter med kontor og folk i felt, og HR er én av modulene i systemet. Derfor skriver vi ut fra hva små og mellomstore bedrifter trenger i hverdagen, ikke ut fra en funksjonsliste for konsern.

Hvorfor virksomheter bruker et HR information system

Regneark og e-post slutter å holde

Virksomheter bruker et HR information system fordi ansattdata som ligger på flere steder gir feil og dobbeltarbeid. Med fem ansatte klarer du deg ofte med ett regneark og en mappe. Med femten har du et fraværsark, en ferieplan, en mappe med arbeidsavtaler, en liste over sertifikater og en håndfull e-poster med permisjonssøknader. Ingen av dem stemmer helt med de andre.

Problemet er sjelden at noen gjør jobben dårlig. Det er at hver endring må gjøres flere steder. Når en ansatt bytter bankkonto, tar et kurs eller går over i ny stilling, må noen huske å oppdatere alle listene. Glemmer du én, får du feil lønnsgrunnlag, et sertifikat som utløper uten at noen merker det, eller en feriesaldo som ikke stemmer.

Behovet melder seg ofte mellom ti og tjue ansatte. Da er HR-oppgavene for store til å være en sidegeskjeft hos daglig leder, men firmaet er for lite til en egen HR-avdeling. Et HRIS lar den som har ansvaret, ofte en kontoransvarlig, holde oversikten uten å bruke halve uka på det. Bedrifter med strenge kompetansekrav, som elektro- og servicebedrifter, har i tillegg stor nytte av automatiske varsler om utløpsdatoer.

Hva du får igjen i praksis

Gevinsten av et HRIS faller i seks hovedpunkter, og de fleste merker de første allerede i løpet av få uker:

• Én kilde til sannheten: Hver ansatt har én profil med kontaktinfo, avtale, stilling, avdeling og dokumenter. Ingen lurer på hvilken fil som er den nyeste.
• Raskere administrasjon: Ansatte søker om fri i systemet, leder godkjenner, og saldoen oppdateres av seg selv.
• Færre feil i lønnsgrunnlaget: Fravær og timer flyter videre uten å bli skrevet inn på nytt.
• Kontroll på frister: Sertifikater, kurs og kontrakter har utløpsdato, og systemet varsler før det er for sent.
• Selvbetjening: Ansatte finner egne lønnsslipper, feriedager og dokumenter uten å spørre kontoret.
• Bedre beslutningsgrunnlag: Du ser fravær per avdeling, hvem som har kompetanse til hva, og hva hver ansatt koster.

Et HRIS gjør ikke HR-arbeidet for deg, men det fjerner alt arbeidet som bare handler om å lete etter og kopiere data.

Regneeksempel for en bedrift med 15 ansatte

La oss si at en kontoransvarlig i en bedrift med 15 ansatte bruker seks timer i måneden på å føre fravær og ferie, godkjenne søknader og svare på spørsmål som «hvor mange feriedager har jeg igjen?». Dette er antakelser, ikke en måling, men tallene er realistiske for en bedrift som styrer alt med regneark og e-post.

Med selvbetjening og automatisk saldo faller mye av dette bort. Halverer du tiden, sparer du tre timer i måneden, altså 36 timer i året. Det tilsvarer nesten fem arbeidsdager à 7,5 timer. I tillegg kommer verdien av feil du ikke gjør, for eksempel et utløpt HMS-kurs som ellers først ble oppdaget ved en kontroll.

Slik velger og innfører du et HRIS

Start med behovene, ikke leverandørlisten

Du velger riktig HRIS ved å skrive ned hva du faktisk må styre i dag, og så teste at systemet gjør nettopp det. De fleste kjøper for mye fordi de lar demoen bestemme. Svar på disse spørsmålene først:

• Hvor mange ansatte har du i dag, og hvor mange om to år?
• Hvilke data må inn: bare ansattregister, eller også fravær, ferie, sertifikater og dokumenter?
• Hvem skal logge inn? Bare HR, eller også ledere og alle ansatte?
• Hvem gjør lønnskjøringen, og hvilket system bruker de?
• Hvilke frister og krav må du holde oversikt over, som kurs, sertifikater og kontrakter?
• Jobber de ansatte mest på mobil, i felt eller ved en pc?

Sammenlign leverandørene på det som betyr noe

Når behovene er klare, sammenligner du leverandørene på et fåtall kriterier. Tabellen under viser hva du bør sjekke, og hvorfor.

Kriterium	Hva du bør sjekke
Funksjoner	Dekker systemet behovene du skrev ned, uten at du må kjøpe moduler du ikke bruker?
Prismodell	Pris per ansatt, per bruker eller flat pris? Regn ut totalen for dagens antall og for dobbelt så mange.
Lønn	Beregner systemet lønn selv, eller kan det levere data til lønnssystemet eller regnskapsføreren?
Norsk tilpasning	Norsk språk, norske fraværsregler og ferie, og støtte på norsk.
Personvern	Databehandleravtale, hvor dataene lagres og hvordan de slettes.
Tilgangsstyring	Kan du styre hvem som ser hva, for eksempel lønn og sykefravær?
Prøvemulighet	Gratis plan, prøveperiode eller demo uten registrering.

Innføring steg for steg

Selve innføringen er sjelden teknisk vanskelig. Det vanskelige er å få alle til å bruke systemet i stedet for de gamle rutinene. Gå frem slik:

1. Avgrens omfanget. Velg hva som skal inn først, for eksempel ansattregister, fravær og ferie. Resten tar du senere.
2. Rydd før du flytter. Sørg for én rad per ansatt, riktige datoer og ferdige navn på avdelinger og stillinger.
3. Sett opp strukturen. Opprett avdelinger, roller, fraværstyper og godkjenningsrekkefølge.
4. Test i liten skala. La én avdeling bruke systemet i to til fire uker, og rett opp det som skurrer.
5. Lær opp de ansatte. Vis dem de tre tingene de oftest trenger: søke om fri, se saldo og finne lønnsslipp.
6. Avvikle regnearkene. Sett en dato, arkiver de gamle filene og slutt å oppdatere dem.

De vanligste feilene er å kjøpe en for stor løsning, å hoppe over oppryddingen og å la regnearkene leve videre ved siden av. Da får du to sannheter i stedet for én, og det er verre enn å ha ingen system.

Velg HRIS ut fra de tre prosessene som tar mest tid hos deg i dag, ikke ut fra hvor mange funksjoner leverandøren kan vise frem.

Hvilke funksjoner dekker et HRIS?

Oversikt over funksjonene

Et HR information system dekker kjernefunksjoner rundt ansattdata, lønn, fordeler, fravær og tid, og i større løsninger også rekruttering, opplæring og ytelse. Tabellen gir et samlet bilde av hva hver funksjon gjør.

Funksjon	Hva den gjør	Typiske data
Ansattregister	Samler alle opplysninger om hver ansatt	Kontaktinfo, stilling, avdeling, avtale
Lønn	Gir lønnsgrunnlag og lønnsslipper, noen ganger full beregning	Timer, fravær, tillegg, trekk
Fordeler	Holder orden på pensjon, forsikring og andre goder	Ordninger, startdato, dekning
Fravær og ferie	Registrerer fravær, søknader og saldo	Sykefravær, ferie, permisjon
Tid og tilstedeværelse	Registrerer arbeidstid og overtid	Timer, skift, godkjenninger
Rekruttering	Følger kandidater gjennom ansettelsesløpet	Søknader, intervjuer, tilbud
Opplæring og kompetanse	Holder oversikt over kurs, sertifikater og ferdigheter	Utløpsdatoer, kursbevis
Ytelse	Samler samtaler, mål og vurderinger	Medarbeidersamtaler, mål
Selvbetjening	Lar ansatte se og endre egne data	Saldo, dokumenter, adresse
Rapportering	Gir tall og trender om arbeidsstyrken	Fravær, turnover, kostnader

Alle systemer har ikke alt. Et enkelt HRIS dekker de fem første, mens det som kalles HRMS eller HCM legger til de andre. Vi kommer tilbake til forskjellen under.

Ansattdata, lønn og fordeler

Kjernen i ethvert HRIS er ansattregisteret. Her ligger opplysningene du trenger for å drive arbeidsforholdet: kontaktinfo, nærmeste pårørende, stilling, avdeling, arbeidsavtale og dokumenter. Fra dette registeret henter alle andre moduler sine data, og derfor er kvaliteten her viktigere enn noen annen funksjon.

Lønn fungerer ulikt fra system til system. Noen HRIS beregner lønn selv, mens andre leverer lønnsgrunnlaget (timer, fravær og tillegg) til et eget lønnssystem eller til regnskapsføreren, som sender a-meldingen hver måned. Spør alltid hva systemet faktisk gjør, og ikke bare om det «støtter lønn». Fordeler som pensjon og forsikring registreres som ordninger per ansatt, slik at du ser hvem som er omfattet av hva.

Fravær, ferie og tid

Fravær og ferie er funksjonene flest bruker daglig. Den ansatte sender en søknad, lederen godkjenner, og saldoen oppdateres automatisk. Ferieloven gir minst 25 virkedager ferie, og et godt system beregner gjenstående feriedager per ansatt uten at du trenger et eget ark. Sykefravær registreres med datoer, slik at du ser hvor lenge fraværet har vart og når arbeidsgiverperioden på 16 dager er brukt.

Tidsregistrering henger tett sammen med dette. Når arbeidstid, overtid og fravær havner i samme system, går dataene direkte videre til lønn. Det eliminerer det vanligste feilkilden i lønnskjøringen: tall som er skrevet inn manuelt to ganger.

Kompetanse, rekruttering og ytelse

For bedrifter med krav til sertifikater og kurs er kompetansesporing den mest verdifulle av de «tyngre» funksjonene. Du registrerer hvert sertifikat med utløpsdato og får varsel i god tid. Det erstatter listen som bare én person vet hvor ligger.

Rekruttering (ofte kalt ATS) følger kandidater fra søknad til tilbud, mens ytelsesmodulen samler medarbeidersamtaler og mål. Disse er ikke nødvendige for en bedrift som ansetter to personer i året. De blir nyttige først når du har mange søkere eller et formelt system for oppfølging og utvikling.

Selvbetjening og rapporter

Selvbetjening betyr at de ansatte gjør rutineoppgavene selv: søker om fri, ser saldo, henter lønnsslipp og oppdaterer adresse. Det avlaster HR, og det gir de ansatte innsyn i egne data uten å måtte spørre. Et HRIS er ofte bare så nyttig som andelen ansatte som faktisk logger inn, så mobilvennlighet teller mer enn mange tror.

Rapportering er den siste brikken. Fra de samme dataene kan du hente ut fravær per avdeling, antall utløpende sertifikater neste kvartal eller hvor mange som har sluttet siste år. Et HRIS gir deg dermed et beslutningsgrunnlag, ikke bare en arkivløsning.

Funksjonene du trenger er de som erstatter en manuell liste du fører i dag. Alt annet kan vente.

HRIS, HRMS og HCM: hva er forskjellen?

Tre begreper som overlapper

HRIS, HRMS og HCM brukes ofte om hverandre, men de har litt ulik betydning. HRIS er kjernen med ansattdata og administrative prosesser, HRMS legger til talentstyring, og HCM er det bredeste begrepet for alt arbeid med arbeidsstyrken fra ansettelse til sluttdato.

Begrep	Står for	Dekker typisk
HRIS	Human resource information system	Ansattregister, lønnsgrunnlag, fravær, fordeler, tid
HRMS	Human resource management system	HRIS pluss rekruttering, opplæring og ytelse
HCM	Human capital management	Hele arbeidsstyrkens livsløp, ofte brukt om en komplett programvaresuite
HR-system, personalsystem	Norske hverdagsord	Alt fra enkelt ansattregister til full HCM-suite

Leverandører bruker begrepene ulikt for å passe markedsføringen, så ikke stol på navnet alene. Sjekk funksjonslisten.

HRIS, lønnssystem og personalsystem

Et lønnssystem og et HRIS er ikke det samme, selv om de overlapper. Lønnssystemet beregner lønn, trekk, feriepenger og leverer a-melding. HRIS-et styrer ansattdata og prosessene rundt, og leverer grunnlaget til lønn. Noen produkter gjør begge deler, andre koblet sammen via integrasjon eller filoverføring.

Det norske ordet «personalsystem» brukes om alt fra et enkelt register til et fullverdig HRIS. Når du leter, er det mer treffsikkert å søke på funksjonene du trenger enn på navnet. Slik slipper du å bruke tid på demoer av løsninger som er enten for små eller for store.

HRIS holder orden på menneskene, lønnssystemet regner på dem, og HCM er paraplyen over begge.

Personvern og sikkerhet når HR-data ligger i skyen

Hvilke data et HRIS lagrer

Et HRIS lagrer noen av de mest sensitive opplysningene i bedriften, og de er underlagt personopplysningsloven og GDPR. Der ligger fødselsnummer, kontonummer, lønn og arbeidsavtaler, og ofte informasjon om sykefravær og helse, som regnes som en særlig kategori av personopplysninger med strengere krav.

Det betyr at du som arbeidsgiver er behandlingsansvarlig, også når en leverandør drifter systemet. Du er ansvarlig for at kun de som trenger opplysningene, har tilgang, og at dataene ikke lagres lenger enn nødvendig. Dette er generelle råd, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvil, finner du veiledning hos Datatilsynet.

Slik sikrer du dataene

Sikkerheten avhenger av både leverandøren og dine egne rutiner. Bruk denne sjekklisten når du vurderer et system:

• Databehandleravtale: Skal foreligge med leverandøren før du legger inn personopplysninger.
• Lagringssted: Spør hvor dataene lagres, og hvilke underleverandører som har tilgang.
• Roller og tilganger: Lønn og sykefravær skal ikke være synlig for alle ledere.
• Dataseparasjon: Dataene dine skal være skilt fra andre kunders.
• Sletting: Sørg for at du kan slette eller eksportere data når arbeidsforholdet er over og lagringsfristen er utløpt.
• Innsyn: Systemet bør gjøre det enkelt å gi en ansatt innsyn i egne data.

De fleste sikkerhetsbrudd i HR skyldes ikke hackere, men at filer sendes til feil person eller at tilgang ikke fjernes når noen slutter. Et HRIS med rollestyring og logg er derfor ofte tryggere enn regnearkene det erstatter.

Spør alltid om databehandleravtale og lagringssted før du legger inn én eneste ansatt.

HR-modul i et samlet system eller eget HRIS?

Når et frittstående HRIS er riktig

Et frittstående HR information system passer best for bedrifter der HR er en egen funksjon, med flere titalls ansatte, rekrutteringsløp, formell ytelsesstyring eller lønnskjøring i samme løsning. Da får du dybde i alle HR-funksjonene, og du betaler for et system laget kun for HR.

Ulempen er at ansattdata nå ligger i enda ett system, og at fravær, timer og kompetanse må kobles mot jobbene folk faktisk utfører. For en servicebedrift der teknikerne er ute hos kunder hele dagen, betyr det ofte nok en integrasjon å vedlikeholde.

Når HR i et samlet system holder

For små og mellomstore servicebedrifter holder det ofte at HR er en modul i systemet du allerede bruker til jobber og fakturering. I Firmanager omfatter HR-modulen ansattregister, avdelinger, fravær, permisjonssøknader med godkjenning, sertifikater med utløpsdato, ansattdokumenter og lønnsslipper. Teknikerne ser sine egne permisjonssøknader og lønnsslipper på My page, med samme innlogging som til oppdrag og timeføring.

Fordelen er at HR, HMS, oppdrag og prosjekter bruker de samme postene. Ansvarlig for HMS ser sertifikater og opplæring i samme system som kontoret planlegger ruter i. Firmanagers HR-modul er laget for å styre hverdagen i en bedrift med opptil 25 brukere, ikke for å erstatte et fullt HRIS i et konsern. Trenger du lønnskjøring, rekrutteringsløp eller avansert ytelsesstyring, bør du sjekke at løsningen du vurderer faktisk har det.

Alle moduler følger med i alle planer, og du betaler etter antall brukere:

Plan	Pris	Brukere
Free	$0	1
Pro	$19 per måned	Opptil 5
Business	$49 per måned	Opptil 25

Regn med at alle som skal logge inn, teller som brukere. Det finnes en gratis plan uten kredittkort, og du kan åpne en live demo uten å registrere deg.

For en servicebedrift med under 25 ansatte er et samlet system med HR-modul ofte enklere og billigere enn et eget HRIS.

Kort oppsummert

Et HR information system samler ansattdata, fravær, ferie, fordeler, kompetanse og dokumenter i én database i stedet for i regneark og e-post. Gevinsten er færre feil, mindre dobbeltarbeid, kontroll på frister og en bedre oversikt over arbeidsstyrken. Du får mest ut av det ved å starte med behovene dine, rydde dataene før du flytter dem, og ta i bruk selvbetjening så ansatte gjør rutineoppgavene selv.

Husk forskjellen mellom HRIS, HRMS, HCM og lønnssystem, og sørg for databehandleravtale og rollestyring før du legger inn personopplysninger. Er du en liten eller mellomstor servicebedrift, kan en HR-modul i et samlet system være nok. Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Firmanager gratis, uten kredittkort.