5 beste KS/HMS-system for små bygg- og anleggsbedrifter

Det beste KS/HMS-system for en liten byggebedrift er det som faktisk blir brukt ute på jobb. Avvik, sjekklister, risikovurderinger og dokumentasjon må kunne registreres fra telefonen på få minutter. Firmanager passer hvis du vil ha HMS i samme system som ordrer, timer og fakturaer. SmartDok og Infobric Field passer for byggeplasser med mye dokumentasjon. Svenn passer hvis du vil ha ferdig oppsett og håndbok. Komplett HMS passer hvis lav pris veier tyngst.

Mange små bedrifter har fortsatt HMS i permer, Excel og noen få sjekklister på mobilen. Det fungerer til noen ber om dokumentasjon. Internkontrollforskriften krever at du jobber systematisk med helse, miljø og sikkerhet, og byggherrer og tilsyn vil se at du følger det opp. Du trenger ikke et enterprise-system, men du trenger ett som samler avvik, risiko og rutiner.

Her sammenligner vi fem løsninger på samme måte: hva du får, hvem de passer for og hva de koster. Vi lager Firmanager selv, og derfor står det først. Vi sier også tydelig hvor andre løsninger er bedre enn vårt.

1. Firmanager

Hva du får

Firmanager er et forretningssystem for servicebedrifter, og HMS-modulen følger med i alle planer. Det er ikke et rent HMS-verktøy. Det er HMS koblet til resten av driften.

• Risikovurderinger og hendelsesrapportering i samme system som kunder og arbeidsordre.
• Opplæringssporing med utløpsdato, utstyrslogg og varsler på dashbordet når sertifikater eller kontroller går ut.
• Kunnskapsbase for rutiner, servicesjekklister på arbeidsordre, kamerabilder fra jobb og TEK17-dokumentasjon for prosjekter.

Det er ingen egen feltapp. Teknikerne bruker nettappen eller PWA-en på iPhone og Android, lagt på hjemskjermen.

Passer for og pris

Firmanager passer for bedrifter med 1 til 25 brukere som sender folk ut til kunder, for eksempel installasjon, vedlikehold og byggefirmaer som trenger TEK17-rapporter. Det er mest verdt hvis du også vil bli kvitt separate verktøy for faktura, ordre og HR.

Prisen er fast per måned. Free koster $0 for 1 bruker, Pro koster $19 per måned for opptil 5 brukere, og Business koster $49 per måned for opptil 25. Alle moduler er med i alle planer. Et firma med 8 ansatte velger Business og betaler $49 i måneden. Du kan åpne en live demo uten registrering og starte gratis uten kredittkort.

Firmanager er riktig valg når HMS skal ligge i samme system som resten av driften.

2. SmartDok

Hva du får

SmartDok er et HMS/KS-system laget for bygg og anlegg. Det samler det en byggeplass trenger i én løsning.

• Avviksregistrering, RUH og SJA (sikker jobbanalyse).
• Skjema og sjekklister med fotodokumentasjon.
• Kvalitetsavvik og en app som er laget for å være enkel i bruk.

For MEF-medlemmer finnes SmartMEF, som er bygget inn i SmartDok. Den har MEF-maler for skjema og dokumenter, et dokumentsenter og bedriftstilpassede dokumenter.

Passer for og pris

SmartDok passer for entreprenører og anleggsbedrifter som vil ha et kjent bransjeverktøy med mye innebygd dokumentasjon. Er du MEF-medlem, er SmartMEF et naturlig sted å begynne, fordi malene allerede er tilpasset medlemsbedriftene.

Prisen oppgir vi ikke her, fordi den avhenger av antall brukere og moduler. Be om tilbud, og sjekk om HMS-delen kan kjøpes alene. Det er også lurt å spørre om timeføring, ordre og fakturering ligger i samme pakke. Hvis ikke, ender du med flere systemer likevel.

SmartDok er et sterkt valg hvis HMS på byggeplass er hovedbehovet ditt.

3. Svenn

Hva du får

Svenn er et HMS/KS-system for håndverkere, og styrken er at det er ferdig oppsatt. Du kan ta det i bruk rett etter at kontrakten er signert.

• Oppdatert personalhåndbok utviklet for din bedrift, med konkrete HMS- og KS-mål.
• Rutiner, sjekklister, avviksrapportering og bildedokumentasjon.
• Prosjektplan og årlige revisjoner, slik at systemet holder seg oppdatert.

Passer for og pris

Svenn passer for håndverksfirmaer som aldri har hatt noe ordentlig HMS-system. Du slipper å bygge alt fra bunnen, og du får hjelp til å forstå hva du trenger. Det er også et godt valg hvis du frykter tilsyn og vil ha en leverandør som følger deg opp.

Prisen er ikke oppgitt åpent, så be om tilbud. Spør om hva de årlige revisjonene koster, og om du eier håndboken hvis du bytter leverandør. Ulempen med et ferdigpakket system er at det er mindre fleksibelt enn et verktøy du bygger selv.

Svenn er riktig hvis du helst vil ha HMS levert ferdig, ikke bygge det selv.

4. Infobric Field

Hva du får

Infobric Field er en HMS/KS-plattform for entreprenører, og den finnes som skrivebordsversjon og som app til telefon og tablet. Du registrerer det som skjer direkte fra byggeplassen.

• Sjekklister og rapportering av observasjoner.
• Oppfølging av tiltak i sanntid.
• Dataanalyse som hjelper deg å se risiko tidlig.

Infobric skiller også tydelig mellom HMS-plan for hele virksomheten og SHA-plan for hvert byggeprosjekt. Det er nyttig hvis du ofte er underentreprenør på større prosjekter.

Passer for og pris

Infobric Field passer for entreprenører som jobber på større prosjekter og vil følge opp tall, som antall rapporterte hendelser og tiltakstid. Det er mer enn en enmannsbedrift trenger, men et godt valg når du vokser og får flere team ute samtidig.

Prisen må du få opplyst av leverandøren. Test appen i praksis med en fagarbeider før du bestemmer deg. Et system som tar for lang tid å bruke på byggeplassen, blir ikke brukt, uansett hvor mye det kan.

Infobric Field passer best når du vil måle HMS-arbeidet, ikke bare dokumentere det.

5. Komplett HMS

Hva du får

Komplett HMS er et HMS- og KS-system med åpen pris, og det gjør det enkelt å sammenligne. Du velger enten ett system eller begge.

Pakke	Pris per år, eks. mva
HMS-system eller KS-system	3 000 kr
Styringssystem (HMS og KS)	6 000 kr

Kurs, sentralgodkjenning og tilsyn kommer som egne tillegg.

Passer for og pris

Komplett HMS passer for små firmaer som vil dekke kravene billig og har lite behov for avanserte funksjoner. 3 000 kr i året tilsvarer 250 kr i måneden, og begge systemene koster 500 kr i måneden, begge eks. mva.

Sjekk hva som faktisk er inkludert før du bestiller. Spør spesielt om mobilbruk, bildedokumentasjon og hvor mange brukere som er med. Trenger du sentralgodkjenning, må du regne med tilleggene i totalprisen.

Komplett HMS er rimeligst på papiret, men regn med tilleggene i totalprisen.

Slik velger du riktig system

Velg ut fra hva bedriften din mangler. Trenger du HMS som del av en samlet drift med ordre, timer og fakturering, er Firmanager et godt utgangspunkt. Jobber du på byggeplasser med mye dokumentasjonskrav, bør du se på SmartDok eller Infobric Field. Vil du ha alt ferdig oppsatt, passer Svenn, og hvis prisen styrer valget, er Komplett HMS det billigste alternativet.

Uansett hvilket system du velger, bør det samle avvik, sjekklister, risikovurderinger og dokumentasjon, og det må være enkelt nok til at alle bruker det. Be om demo, test med en av dem som skal bruke det daglig, og regn ut totalprisen.

Vil du se HMS som del av et helhetlig system, kan du prøve Firmanager gratis uten kredittkort.