Hva er lagerstyring? Slik får du kontroll på varelageret

Lagerstyring er arbeidet med å holde oversikt over varelageret ditt: hva du har, hvor det ligger, hva som selges og når du må bestille mer. Målet er å ha nok varer til å levere til kundene, uten å binde penger i hyller fylt med ting som ikke beveger seg. Lagerstyring omfatter mottak, lagring, uttak, telling og innkjøp. Du kan gjøre det på papir, i regneark eller i et lagerstyringssystem.

Denne artikkelen går lenger enn definisjonen. Du ser hvorfor god lagerstyring påvirker både økonomi og kundeservice, og hvordan du setter opp rutiner steg for steg, med et regneeksempel du kan overføre til din egen bedrift. Du får også vite hva et lagerstyringssystem faktisk gjør, og hvordan du velger mellom regneark, regnskapsprogram og et eget lagersystem.

Vi bygger Firmanager, en skybasert forretningsløsning for servicebedrifter med teknikere i felt. Lager er en del av den. Derfor avslutter vi med hva lagerstyring betyr for bedrifter der reservedelene må ligge i bilen, ikke bare på hylla.

Hvorfor god lagerstyring lønner seg

God lagerstyring lønner seg fordi varelageret er penger du har brukt før du har tjent dem. Hver ekstra pakke på hylla binder kapital, og hver tom hylle koster deg et salg eller en ekstra kjøretur. Lagerstyring handler om å treffe balansen mellom de to.

Lagerstyring frigjør penger som står i hyllene

Et for stort lager er den dyreste feilen, fordi du betaler for det flere ganger. Først ved innkjøpet, så i plass, kapitalbinding og svinn. Matvarer går ut på dato, utstyr blir utdatert og reservedeler blir liggende i årevis. Når du ser salgstall per vare, kjøper du inn det du faktisk bruker i stedet for å fylle på av gammel vane.

Se på et enkelt eksempel. Du har 300 filtre til 80 kroner på lager og bruker 100 i måneden. Da ligger 24 000 kroner i hyllene. Med en måneds forbruk pluss 20 i sikkerhetslager trenger du 120 filtre, altså 9 600 kroner. Forskjellen er 14 400 kroner som du kan bruke på noe annet.

Du unngår tomt lager og tapt salg

Det motsatte problemet er like kostbart. Går du tom for en vare, må kunden vente, du haster inn en dyrere bestilling, eller kunden går til en konkurrent. For en servicebedrift betyr det ofte at teknikeren må kjøre ut to ganger til samme kunde. Med god lagerstyring ser du at beholdningen nærmer seg minimum før det oppstår et problem, og bestiller i tide.

Regnskapet og salgstallene blir mer pålitelige

Varelageret er en eiendel i regnskapet, og beholdningen skal kunne dokumenteres ved årsslutt. Hvis lagertallene i systemet stemmer med virkeligheten, blir både årsoppgjøret og den løpende økonomistyringen enklere. Når lagerstyringen er koblet til fakturering, trekkes solgte varer automatisk fra beholdningen, så du slipper å oppdatere to steder. Du ser også raskt hvilke produkter som selger best og hvilke som bare tar plass.

Lageret er bundet kapital: målet er akkurat nok varer, ikke flest mulig.

Slik setter du opp lagerstyring steg for steg

Du setter opp lagerstyring ved å registrere alle varer, bestemme minimumsbeholdning, bokføre hver bevegelse og telle regelmessig. Du trenger ikke et stort system for å begynne. Du trenger faste rutiner som alle i bedriften følger.

Fem steg fra kaos til oversikt

Gå gjennom disse stegene i rekkefølge:

1. Tell alt du har. Gjør en fullstendig opptelling og skriv ned antall per vare og hvor den ligger.
2. Gi hver vare en identitet. Bruk et varenummer, en kort beskrivelse, innkjøpspris og salgspris. Strekkoder gjør senere telling og uttak mye raskere.
3. Sett minimumsbeholdning. Bestem et nivå per vare der du må bestille på nytt.
4. Registrer alle bevegelser. Varer inn ved mottak, varer ut ved salg eller bruk, og korrigeringer ved svinn eller skade. Én glemt registrering gir feil tall i ukevis.
5. Tell og sammenlign jevnlig. Sjekk de dyreste og raskeste varene oftest, resten sjeldnere.

Bestillingspunkt og lagerrotasjon i praksis

Bestillingspunktet er beholdningen der du må legge inn en ny bestilling. Formelen er daglig forbruk ganger leveringstid, pluss sikkerhetslager. Bruker du 5 filtre per dag, leverandøren trenger 6 dager og du vil ha 10 i sikkerhetslager, blir bestillingspunktet 5 × 6 + 10 = 40 filtre. Når beholdningen når 40, bestiller du.

Lagerrotasjon forteller hvor raskt kapitalen i lageret går rundt. Du deler årets varekostnad på gjennomsnittlig lagerverdi. Er varekostnaden 480 000 kroner og snittlageret 80 000 kroner, roterer lageret seks ganger i året. Det tilsvarer at en vare i snitt ligger i rundt 61 dager, siden 365 delt på 6 er omtrent 61. Faller tallet over tid, kjøper du for mye eller har varer som ikke selger.

Varetelling og avvik

Selv med et godt system må du telle fysisk. Svinn, tyveri, skader og registreringsfeil gjør at tallene i systemet over tid driver bort fra virkeligheten. De fleste bedrifter teller hele lageret minst en gang i året, normalt rundt årsskiftet. Det lønner seg i tillegg å telle de viktigste varene oftere. Når du finner avvik, retter du lagerbeholdningen til faktisk antall og noterer årsaken. Etter noen runder ser du mønstre, for eksempel at en bestemt vare alltid forsvinner eller at ett uttak ikke blir registrert.

Systemet er bare så godt som registreringene: hver bevegelse må bokføres, ellers stemmer ikke tallene.

Hva et lagerstyringssystem gjør

Et lagerstyringssystem er programvare som holder lagerbeholdningen oppdatert automatisk og varsler deg når du må handle. Du legger inn varene når de kommer, og systemet teller mens du selger. Dermed vet du alltid hva du har og når du må bestille.

Funksjonene du bør se etter

De fleste lagerstyringssystemer dekker disse oppgavene:

• Varekatalog med varenummer, priser, bilder og strekkoder.
• Lagerbeholdning i sanntid som oppdateres ved mottak, salg og korreksjoner.
• Minimumsbeholdning som gir varsel når en vare nærmer seg bestillingspunktet.
• Lagerlokasjoner, slik at du ser om varen ligger på hovedlager, i bil eller hos en kunde.
• Varetelling med skanning og enkel justering av avvik.
• Kobling til ordre og faktura, slik at uttak registreres automatisk.
• Import og eksport til Excel, så regnskapsfører og innkjøper får tallene de trenger.

Større lagersystemer (WMS) legger til plukkruter, bølgeplukking, mottakskontroll og integrasjon mot transportsystemer. Det trenger du først når et stort lager med mange ansatte skal plukke hundrevis av ordrer daglig.

Regneark, regnskapsprogram eller eget system

Hva som passer, avhenger av hvor mange varer du har og hvor mange som skal endre lageret.

Løsning	Passer for	Svakhet
Regneark	Under noen titalls varer, én person som oppdaterer	Ingen automatikk, lett å overskrive, ikke delt i sanntid
Regnskaps- eller faktureringsprogram med lager	Små bedrifter som selger varer og vil ha lager koblet til fakturaen	Ofte enkel funksjonalitet, få lokasjoner
Forretningssystem med lagermodul	Bedrifter som også trenger ordre, prosjekt og felt	Må velge et system som dekker hele arbeidsflyten
WMS eller ERP	Store lagre med mange plukkere og flere lagersteder	Dyrere og mer krevende å innføre

Mitt råd er at du går bort fra regnearket så snart flere enn én person registrerer varer, eller når du har varer på mer enn ett sted. Da blir feilene dyrere enn systemet.

Velg systemet etter hvor kompleks driften din er, ikke etter hvor mange funksjoner som står på listen.

Lagerstyring for servicebedrifter med biler i felt

Servicebedrifter har et annet lagerproblem enn butikker: varene ligger i flere biler, på et hovedlager og hos kunder, og teknikeren bruker dem hos kunden, ikke på lageret. Skal lagerstyringen fungere, må kontoret og teknikerne arbeide mot samme tall.

Hva som gjør lager i felt vanskelig

Typiske feil er at reservedeler blir tatt ut uten at det registreres, at to biler har hver sin kopi av samme del og at kontoret bestiller det teknikeren allerede har i bilen. Resultatet er også at delene ikke havner på fakturaen. Hvert uregistrert uttak er tapt fakturering. Løsningen er ett felles register, lagerlokasjon per bil og én enkel måte å registrere uttak på.

Slik løser Firmanager lager og varer

I Firmanager ligger produkter og lager i samme system som kunder, arbeidsordre og faktura. Du får en produktkatalog med beholdning, strekkoder og minimumsbeholdning, samt lagerbevegelser per lokasjon. Varetelling kan gjøres med skanning, og du kan skrive ut produktetiketter. Hele katalogen kan importeres fra og eksporteres til Excel, så du slipper å skrive inn alt på nytt når du går bort fra regnearket.

Alle moduler er med i alle planer, og grensene settes av antall brukere og volum. Gratisplanen koster 0 dollar for én bruker og inkluderer 50 produkter. Pro koster 19 dollar i måneden for opptil fem brukere og 2 000 kunder og produkter. Business koster 49 dollar i måneden for opptil 25 brukere og 20 000 kunder og produkter. Du kan åpne en live demo uten å registrere deg, og se om produktmodulen passer for dine rutiner før du bestemmer deg.

For en servicebedrift er lageret bare nyttig når kontor og felt ser de samme tallene.

Start med oversikten

Lagerstyring er å vite hva du har, hvor det ligger og når du må bestille, slik at du hverken binder penger i overlager eller går tom for varer. Kom i gang med en opptelling, faste varenumre, en minimumsbeholdning per vare og en vane med å registrere hver bevegelse. Når flere skal registrere, eller varene ligger flere steder, tar et lagerstyringssystem over det kjedelige arbeidet.

Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Firmanager gratis. Gratisplanen krever ikke kredittkort, og du kan importere varelisten din fra Excel.