Lagerstyringssystem: hva det er og hvordan du velger

Et lagerstyringssystem (på engelsk WMS, warehouse management system) er programvare som holder oversikt over hva du har på lager, hvor det ligger og hva som går inn og ut. I stedet for regneark og lapper på hyllene registrerer du hver bevegelse digitalt, og saldoen stemmer til enhver tid. For de fleste små bedrifter holder et enkelt system, og mange kan komme i gang uten å betale noe.

I denne artikkelen får du vite hvorfor du trenger et lagerstyringssystem, hva det gjør i praksis og hvilke funksjoner som faktisk betyr noe. Du ser også forskjellen på elektroniske, enkle og gratis løsninger, og får en fremgangsmåte for å velge og ta i bruk riktig system.

Firmanager er forretningsprogramvare for servicebedrifter. Derfor sier vi også ærlig fra om hvor grensen går mellom lager i en bredere programvare og et fullverdig WMS.

Hvorfor trenger du et lagerstyringssystem?

Du trenger et lagerstyringssystem når du bruker mer tid på å lete etter og telle varer enn på å selge og levere dem. Det tydeligste signalet er at saldoen i regnearket ikke lenger stemmer med det som står på hyllene.

Tegn på at regnearket ikke strekker til

Et regneark fungerer så lenge én person fører det og lageret er lite. Problemene kommer når flere bruker det, eller når varer forsvinner uten at noen registrerer det. Kjenner du deg igjen i noe av dette, er det på tide med et eget system:

• Du tror en vare er på lager, men hyllen er tom når du skal plukke.
• Flere redigerer samme Excel-fil, og ingen vet hvilken versjon som gjelder.
• Du kjøper inn varer du allerede har, fordi du ikke ser minstebeholdningen.
• Teknikere tar med seg deler fra lageret eller bilen uten at det føres noe sted.
• Varetellingen ved årsskiftet tar dager, og tallene må justeres etterpå.

Hva uorden koster i praksis

Anta at du har 300 varenummer og at det tar fem minutter å lete opp en vare som ikke ligger der den skal. Skjer det ti ganger om dagen, går det bort 50 minutter daglig. Over en arbeidsuke blir det drøyt fire timer, tid du betaler lønn for uten at noe blir levert.

Så kommer de skjulte kostnadene. Du bestiller samme del to ganger, du må hastebestille en vare du trodde du hadde, og penger står bundet i overlager. Et lagerstyringssystem fjerner ikke alt dette alene, men det gjør feilene synlige før de koster penger.

Et lagerstyringssystem lønner seg når tiden du bruker på å lete og telle er større enn tiden du bruker på å registrere.

Hva et lagerstyringssystem gjør i praksis

Et lagerstyringssystem følger hver vare fra den kommer inn døra til den forlater lageret. Det registrerer hva som skjer, hvor varen havner og hvor mye som er igjen, slik at du slipper å gjette.

Kjernefunksjonene på ett sted

Funksjonene er de samme enten systemet er enkelt eller avansert. Det som varierer, er hvor dypt de går. Tabellen viser hva hver funksjon gjør og hvor viktig den er for en liten bedrift.

Funksjon	Hva den gjør	Behov for liten bedrift
Varekatalog	Samler varenummer, navn, strekkode og priser	Må ha
Beholdning i sanntid	Oppdaterer saldo ved hver inn- og utgang	Må ha
Lagerlokasjoner	Viser om varen ligger på hylle, i bil eller på et annet lager	Må ha ved flere steder
Minstebeholdning	Varsler når saldoen faller under en grense	Må ha
Varetelling	Avstemmer fysisk telling mot saldo i systemet	Må ha
Varemottak	Registrerer innkommende varer og setter dem på plass	Nyttig
Plukking og pakking	Lager plukklister og styrer rekkefølgen	Nyttig ved mange ordre
Rapporter og eksport	Gir tall til regnskap, innkjøp og ledelse	Nyttig

Hvilke funksjoner du faktisk trenger

Start med de fem første radene i tabellen. De løser problemene de fleste små bedrifter har: feil saldo, manglende varer og dårlig oversikt over hvor delene er. Plukkruter, bølgeplukking og automatisering er laget for lagre som sender hundrevis av ordrelinjer hver dag.

Strekkoder er den funksjonen som gir mest igjen for pengene. Når du skanner i stedet for å skrive, forsvinner de fleste tastefeilene. Ha derfor skanning ved uttak og varetelling som et fast krav.

Fem funksjoner dekker det en liten bedrift trenger: katalog, sanntidssaldo, lokasjoner, minstebeholdning og varetelling.

Elektronisk, enkelt eller gratis: hva velger du?

Du velger ut fra størrelsen på lageret, antall brukere og hvor mye du vil bruke i måneden. Et elektronisk system er det du leter etter, et enkelt system er som regel nok, og et gratis system er et godt sted å begynne.

Elektronisk lagerstyringssystem og andre typer

Et elektronisk lagerstyringssystem er alt som erstatter papir og løse regneark med digital registrering. Det finnes i flere varianter, og det er her du tar den største beslutningen.

Type	Passer for	Styrke	Svakhet
Regneark	Svært lite lager og én bruker	Gratis og kjent	Ingen sanntid, lett å gjøre feil
Enkelt skybasert lagerprogram	Små og mellomstore bedrifter	Rask oppstart, fast månedspris	Begrenset plukkstyring
Lager i forretningssystem	Bedrifter som vil ha alt i ett	Samme data for salg, faktura og lager	Lagerfunksjonene er smalere enn i et spesialisert WMS
Frittstående WMS	Store lagre med høyt volum	Dyp funksjonalitet og automatisering	Dyrere og lengre innføring

Forskjellen mellom WMS og ERP forvirrer mange. Et ERP-system styrer hele virksomheten, som økonomi, innkjøp og HR, og har ofte en enkel lagerdel. Et WMS er bygget kun for lagerprosessene. Er du en servicebedrift med lager på siden, er lager som del av et bredere system som regel mer fornuftig enn et eget WMS.

Enkelt lagerstyringssystem

Et enkelt lagerstyringssystem gir deg katalog, saldo, lokasjoner, varsler og telling uten at du må lære hundrevis av innstillinger. Det viktigste er at alle faktisk bruker det. Et avansert system som ingen orker å registrere i, er dårligere enn et enkelt som alle bruker.

Se etter import fra Excel, så du slipper å skrive inn varene på nytt. Se også etter en visning som fungerer på mobil, fordi de fleste uttak skjer ute ved hyllen eller i bilen, ikke ved en pult.

Gratis lagerstyringssystem

Et gratis lagerstyringssystem finnes, men det har nesten alltid grenser. Vanlige begrensninger er antall brukere, antall varer og hvilke funksjoner som er med. Det er helt greit så lenge du vet hvor grensen går før du legger inn alle dataene dine.

Sjekk disse punktene før du velger:

• Trenger du kredittkort for å starte?
• Hvor mange brukere og varer er med i gratisplanen?
• Kan du eksportere alle data til Excel hvis du vil bytte?
• Hva koster det første trinnet opp, og hva skjer når du når grensen?

Et gratis system er et godt sted å teste, så lenge du kan ta med deg dataene hvis du bytter.

Slik velger og innfører du systemet

Du velger riktig system ved å skrive ned hva du faktisk trenger, teste to eller tre alternativer med ekte varer og ta i bruk det som er enklest å bruke daglig. Innføringen avgjør mer enn selve valget.

Kravliste før du tester

Skriv ned fem til ti krav før du ser på noe program. Det hindrer at du lar deg imponere av funksjoner du aldri kommer til å bruke. Bruk gjerne denne listen som utgangspunkt:

• Antall varenummer i dag og om ett år
• Antall brukere som skal registrere og antall som bare skal se
• Antall lagersteder, for eksempel lager, bil og verksted
• Behov for strekkoder, etiketter og skanning
• Kobling til faktura, regnskap eller nettbutikk
• Import og eksport via Excel
• Pris per måned og hva som skjer når du vokser

Innføring steg for steg

Anta at du har 300 varenummer fordelt på hovedlageret og to servicebiler. Slik kan du gjøre det på en uke eller to uten å stoppe driften:

1. Rydd i Excel-filen. Gi hver vare et unikt varenummer, en enhet og én lokasjon.
2. Importer varene. Bruk systemets Excel-import i stedet for å skrive inn for hånd.
3. Tell opp alt fysisk. Legg inn den talte mengden som startsaldo, ikke tallet fra det gamle regnearket.
4. Sett minstebeholdning på de 20 til 30 varene du bruker oftest. Resten kan vente.
5. Avtal én regel: alt som tas ut, registreres i systemet samme dag.
6. Tell litt hver måned. Ta en hylle eller en bil av gangen, så blir årsoppgjøret en formalitet.

Den vanligste feilen er å importere gammel saldo uten å telle. Da flytter du bare feilene fra regnearket inn i det nye systemet. De fleste teller lageret ved årsskiftet uansett, og regnskapsføreren trenger tallet, så det lønner seg å ha en rutine på det.

Et lagerstyringssystem er bare så pålitelig som den første tellingen og rutinen for å registrere uttak.

Lager i Firmanager for servicebedrifter

Firmanager er ikke et WMS for store distribusjonslagre. Det er et samlet system for servicebedrifter, der lager er én modul blant kunder, tilbud, fakturaer, arbeidsordre og HR. Passer det slik du jobber, slipper du å betale for og lære et eget lagerprogram.

Hva som er med

Produktmodulen har en katalog med saldo og strekkoder, minstebeholdning og lagerbevegelser per lokasjon. Du kan telle lageret med skanning, skrive ut produktetiketter og importere eller eksportere varer via Excel. Kontor og feltfolk bruker samme innlogging og samme data, så et uttak i bilen vises på kontoret med en gang. Firmanager fungerer i nettleseren, som Windows-app og som PWA på iPhone og Android.

Alle moduler er med i alle planer. Det er antall brukere og volum som skiller dem:

Plan	Pris	Brukere	Grense for kunder og produkter
Free	0 dollar	1	50 kunder og 50 produkter
Pro	19 dollar per måned	Opptil 5	2 000 kunder og produkter
Business	49 dollar per måned	Opptil 25	20 000 kunder og produkter

Free krever ikke kredittkort, og du kan åpne en live demo uten å registrere deg. Har du fire teknikere og én på kontoret og rundt 800 varenummer, er Pro riktig plan til 19 dollar i måneden.

Hvem det passer for, og hvem ikke

Det passer for installasjons-, service- og vedlikeholdsbedrifter som har deler i bil og på lager, og som vil koble forbruket til arbeidsordre og faktura. Da får du lageret i samme system som resten av jobben.

Driver du et rent distribusjonslager med plukkruter, bølgeplukking og automatisering, trenger du et spesialisert WMS. Firmanager er ikke bygget for det, og det er bedre å vite det før du starter.

Er lageret en støttefunksjon for servicearbeid, er lager i et bredere system som regel enklere enn et eget WMS.

Start smått, og tell riktig

Et lagerstyringssystem holder oversikt over varer, lokasjoner og bevegelser slik at saldoen stemmer. De fleste små bedrifter klarer seg med et enkelt, elektronisk system med katalog, sanntidssaldo, minstebeholdning og varetelling, og de kan godt begynne gratis. Det som avgjør resultatet, er en ryddig første telling og en fast rutine for å registrere alle uttak.

Vil du se hvordan lager fungerer sammen med arbeidsordre, rute og faktura, kan du prøve Firmanager gratis uten kredittkort og legge inn de første varene dine.