Online lagerstyring: hva det er og hvordan du kommer i gang

Online lagerstyring betyr at du holder oversikt over varebeholdningen i et system på nett, i stedet for i et regneark eller i hodet. Programmet registrerer hvert varemottak, uttak og salg, og viser saldoen til alle med tilgang med en gang. Et godt program til lagerstyring svarer på tre spørsmål: hva har jeg, hvor ligger det, og når må jeg bestille mer.

Et regneark klarer seg lenge, men det slutter å stemme så snart flere skal oppdatere det, eller varer går ut døren uten at noen noterer det. Da får du saldoer du ikke stoler på, og haster-bestillinger som koster mer enn de burde.

Her går vi gjennom hvorfor det lønner seg å flytte lageret til nett, hvordan du kommer i gang steg for steg, hvilke funksjoner du bør kreve og hvordan du velger riktig løsning. Vi er Firmanager, forretningsprogramvare for servicebedrifter, og lager og produkter er en del av systemet vårt. Rådene gjelder uansett hvilket program du ender opp med.

Hvorfor online lagerstyring lønner seg

Online lagerstyring lønner seg fordi alle jobber mot én oppdatert saldo. Du slipper å gjette om en vare finnes, og du bestiller ut fra tall i stedet for magefølelse.

Hva som går galt i regnearket

Regnearket har ingen innebygd disiplin. Hvis to personer åpner hver sin kopi, blir det to sannheter, og den siste som lagrer overskriver den andre. Når en tekniker tar med deler i bilen eller en kollega plukker en ordre, må noen huske å skrive det inn senere. Det glemmes oftere enn du tror.

Resultatet er saldoer som ikke stemmer og varer du tror du har, men ikke finner. Du oppdager det først når en kunde venter, og da er det for sent å bestille rimelig.

Et lager du ikke stoler på er verre enn intet lager, for da bestiller du på gjetning.

Hva du får igjen

Et fungerende system gir deg konkrete gevinster i hverdagen:

• Saldo i sanntid som alle med tilgang ser fra nettleser eller mobil.
• Varsel når en vare går under minimumsbeholdning.
• Full historikk over hver bevegelse, så du kan finne ut hvorfor tallene avviker.
• Mindre dobbeltarbeid, fordi uttaket registreres der det skjer.
• Et bedre grunnlag for innkjøp, og et riktigere tall for lagerverdi til regnskapet.

Slik kommer du i gang med lagerstyring på nett

Du kommer i gang ved å rydde varelisten, telle opp lageret én gang og la systemet ta over fra den dagen. Selve oppsettet tar som regel noen få dager, ikke uker.

Forberedelsene i seks steg

1. Rydd varelisten. Slett duplikater og gi hver vare ett navn og ett varenummer.
2. Bestem lokasjoner, for eksempel hovedlager, bil 1 og bil 2.
3. Tell opp alt fysisk lager, og bruk tallene som startsaldo.
4. Importer varelisten fra Excel i stedet for å taste den inn på nytt.
5. Legg inn minimumsbeholdning på de varene som er kritiske.
6. Skriv ut etiketter med strekkode, og merk hyllene.

Gjør oppstarten så enkel som mulig. Du trenger ikke perfekte data for alle 2 000 varer. Start med de 20 prosent av varene du bruker mest, og la resten komme etter hvert.

Sett minimumsbeholdning ut fra forbruk

Minimumsbeholdningen er forbruket i leveringstiden pluss en buffer. Anta at du bruker 6 stykker i uken av en vare, og at leverandøren trenger 2 uker. Da går det med 12 stykker mens du venter. Legg til en buffer på 4, og minimumsbeholdningen blir 16. Faller saldoen under 16, er det på tide å bestille.

Dette tallet justerer du over tid. Tallene fra lagerbevegelsene viser deg om bufferen var for liten eller for stor.

Gjør registreringen til en vane

Systemet er bare så godt som registreringene. Sett én enkel regel: ingenting forlater lageret uten registrering. Kjør gjerne regnearket parallelt i noen uker, og sammenlign saldoene. Når de stemmer, kan du slutte med regnearket.

Funksjonene et program til lagerstyring må ha

Et godt program til lagerstyring må ha saldo i sanntid, logg over alle bevegelser og støtte for flere lokasjoner. Resten er nyttig, men ikke like avgjørende.

Kjernen du ikke bør gå på akkord med

Tabellen viser hva hver funksjon løser, så du kan sjekke den mot programmene du vurderer.

Funksjonen som sparer mest tid er lagerbevegelsene, fordi de gjør hver avvik forklarbar.

Strekkoder og varetelling

Strekkoder er det som gjør online lagerstyring praktisk. Du skanner varen ved uttak i stedet for å skrive navnet, og feilene faller kraftig. Det samme gjelder varetelling: skann hyllene, og sammenlign med saldoen i systemet i stedet for å telle mot en utskrift.

Sjekk også at programmet virker på mobil. Den som står på lageret har sjelden en PC for hånden. Et nettbasert system som lar seg bruke i mobilnettleseren løser det uten ekstra utstyr.

Slik velger du riktig løsning for bedriften din

Du velger riktig løsning ved å finne ut hva slags lager du har, hvor mange som skal bruke det og hvor mange varer du skal holde styr på. Prisen kommer etterpå.

Tre spørsmål før du sammenligner

Det første er om lageret er varer du selger, for eksempel i en nettbutikk, eller deler og materiell du bruker på oppdrag. Nettbutikker trenger kobling mot ordrer fra butikken, så sjekk at integrasjonen finnes for din plattform. Servicebedrifter trenger at forbruket knyttes til jobb og faktura.

Det andre er antall brukere, og det tredje er antall varer. Mange programmer begrenser begge deler per plan, og det er disse grensene som avgjør hva du faktisk betaler.

Velg program ut fra hva lageret brukes til, ikke ut fra hvem som har lengst funksjonsliste.

Hva Firmanager dekker

Firmanager er bygget for servicebedrifter, og lageret ligger i samme system som kunder, arbeidsordrer og fakturaer. Produktkatalogen har lagersaldo, strekkoder, minimumsbeholdning, lagerbevegelser per lokasjon, varetelling med skanning, utskrift av produktetiketter og Excel-import og eksport. Alle moduler følger med i alle planer:

Har du rundt 300 varer og fire ansatte, passer Pro. Er du redd for å binde deg, kan du starte på gratisplanen uten kredittkort og åpne en live demo uten å registrere deg. Trenger du automatisk synkronisering mot en stor nettbutikk, bør du sjekke integrasjonsbehovet ditt nøye før du bestemmer deg, uansett program.

Neste steg for lageret ditt

Online lagerstyring handler om én ting: at saldoen alltid stemmer. Da bestiller du riktig, finner varene raskt og slipper dobbeltarbeid. Start med en ryddet varemliste, en opptelling og noen få faste regler, så gjør programmet resten.

Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Firmanager gratis, uten kredittkort og legge inn de første varene dine i dag.