Hva er et ordresystem? Slik velger du en enkel løsning

Et ordresystem er et digitalt verktøy som samler alt fra kunden ber om en pris til du sender fakturaen: tilbud, ordrebekreftelse, utførelse og betaling. I stedet for å lete i e-post, Excel og notater har du hver ordre på ett sted, med pris, status og kundens godkjenning. Det finnes både gratis og enkle løsninger, og mange fungerer som app i mobilen.

Du trenger ikke et stort system for å få nytte av det. Er du en liten servicebedrift, en håndverker eller en nettbutikk, holder det ofte med et verktøy som lager tilbud, gjør dem om til ordre og sender faktura. Under ser du hvorfor det lønner seg, hvordan flyten fungerer og hva du bør sjekke før du velger gratis eller betalt.

Vi bygger Firmanager, forretningsprogramvare for servicebedrifter med kontor og folk i felt. Eksemplene i artikkelen bygger derfor på hvordan tilbud, arbeidsordre og faktura henger sammen i en vanlig arbeidsdag.

Hvorfor trenger du et ordresystem?

Du trenger et ordresystem fordi det fjerner dobbeltarbeid og gir deg dokumentasjon på hva kunden faktisk har godtatt. Jo flere tilbud og ordre du håndterer, desto dyrere blir det å holde dem i hodet, i innboksen eller i et regneark.

Færre feil og mindre dobbeltarbeid

Uten system skriver du prisen i ett dokument, ordren i et annet og fakturaen i et tredje. Hver gang du skriver av tall, kan det snike seg inn en feil i antall, pris eller mva. I et ordresystem fyller du ut kunden og linjene én gang, og de følger saken hele veien.

Det gjør også hverdagen raskere. Når kunden godkjenner et tilbud, blir det ordre, og ordren kan bli faktura med noen få klikk. Du slipper å bygge dokumentet på nytt for hvert steg.

Dokumentasjon når kunden er uenig

Muntlige avtaler og lange e-posttråder er svake bevis hvis det oppstår tvist om pris eller omfang. Et tilbud som kunden har godkjent, er en tydelig kilde til hva som var avtalt. Hver ordre bør derfor inneholde:

• kunde og kontaktinformasjon
• varer eller tjenester med antall og pris
• mva og totalsum
• dato for godkjenning
• status og frist for levering eller utførelse

Et godt ordresystem svarer på hva kunden sa ja til, og når.

Oversikt over hva som er åpent

Med statuser som sendt, godkjent, under arbeid, utført og fakturert ser du hele porteføljen på én side. Det avslører jobber som er utført, men ikke fakturert, og tilbud som har ligget ubesvart i ukevis. Det er penger du ellers lett glemmer å hente inn.

Slik fungerer et ordresystem fra tilbud til faktura

Et ordresystem følger ordren gjennom fem steg: tilbud, godkjenning, ordre, utførelse og faktura. Hvert steg bygger på det forrige, så data du har lagt inn én gang, brukes videre.

Flyten i fem steg

1. Tilbud: Du velger kunde, legger inn varer og tjenester og sender tilbudet som PDF eller e-post.
2. Godkjenning: Kunden sier ja. Enkelte systemer lager ordren automatisk, i andre trykker du selv.
3. Ordre: Ordren bekrefter hva som er bestilt, til hvilken pris og når.
4. Utførelse: Varen leveres, eller en tekniker får en arbeidsordre med oppdragsinformasjon.
5. Faktura: Ordren gjøres om til faktura med riktig mva, betalingsfrist og KID-referanse.

Fakturaen skal være det siste klikket, ikke en ny jobb.

Nettbutikk og servicebedrift bruker ordre ulikt

I en nettbutikk bestiller og betaler kunden ofte med en gang. Ordresystemet bekrefter bestillingen og styrer plukking, sending og lager. Tilbudssteget finnes sjelden.

I en servicebedrift starter det nesten alltid med et tilbud eller en forespørsel. Her handler ordresystemet også om hvem som skal gjøre jobben, når og hvor. Derfor trenger du i tillegg en arbeidsordre til teknikeren, ikke bare en ordre til kunden.

Kom i gang på én ettermiddag

Start med det du allerede har. Importer kundelisten fra Excel, legg inn logo, mva-satser og betalingsvilkår, og lag en mal for tilbudene du sender oftest. Kjør deretter én ekte jobb gjennom hele flyten, fra tilbud til faktura, før du flytter resten av virksomheten over.

Gratis ordresystem, enkelt og som app: dette bør du sjekke

Et godt valg er et ordresystem som dekker flyten fra tilbud til faktura, har tydelige grenser i den gratis planen og fungerer på mobil. Pris er sjelden det viktigste. Det viktigste er at systemet faktisk blir brukt.

Gratis ordresystem: hva du får og hva som mangler

Et gratis ordresystem er som regel begrenset på antall brukere, antall tilbud per måned eller funksjoner. Det er ikke noe galt i det, så lenge grensene passer til størrelsen din. Se etter om fakturering er med, ikke bare tilbud, og om du kan eksportere dataene hvis du bytter system senere.

Sjekkpunkt	Spørsmål du bør stille
Brukere	Hvor mange kan logge inn gratis?
Volum	Hvor mange tilbud og ordre per måned?
Faktura	Kan du sende faktura med mva og KID?
Mobil	Fungerer det godt på telefon?
Eksport	Får du ut kunder og ordre i Excel?
Oppgradering	Hva koster neste nivå, og er det fast pris?

Ordresystem som app: nettapp holder ofte

Du trenger ikke alltid en app fra App Store eller Google Play. En nettapp (PWA) åpnes i nettleseren og kan legges på hjemskjermen på iPhone og Android. Da fungerer den som en vanlig app, uten at du må oppdatere noe selv. Det viktige er at skjermen er enkel å bruke med fingrene, og at du kan hente ordren der du står.

Hva enkelt egentlig betyr

Et enkelt ordresystem lar deg sende et ferdig tilbud på få minutter første gang du bruker det. Test det slik: opprett en kunde, legg inn to linjer, send tilbudet til deg selv og gjør det om til faktura. Tar det mer enn ti minutter uten opplæring, er systemet trolig for tungt for deg.

Det enkleste systemet er det du faktisk åpner hver dag.

Eksempel: ordreflyt i Firmanager

I Firmanager ligger tilbud, ordre, arbeidsordre og faktura i samme system, med én innlogging for kontor og felt. Det er et eksempel på et ordresystem som er bygget for servicebedrifter, og som du kan prøve gratis.

Hva som er med

Du lager tilbud og faktura med varelinjer, mva, firmalogo, PDF-eksport og sending på e-post. For norske bedrifter er KID-betalingsreferanse støttet, og EHF/PEPPOL kan slås på ved behov. Kunden kan betale med kort via en betal-nå-lenke når du har koblet utbetalinger til selskapet.

På feltsiden finnes arbeidsordre, serviceordre, sjekklister og varsler på e-post og SMS. Teknikeren åpner jobben på mobilen via nettappen, og kontoret ser resultatet i de samme postene. Du kan åpne en live demo uten registrering.

Hva det koster

Alle moduler er med i alle planer. Det du betaler for, er antall brukere og volum.

Plan	Pris	Brukere	Grenser
Free	0 USD	1	50 kunder, 50 produkter, 25 tilbud per måned
Pro	19 USD per måned	opptil 5	2 000 kunder og produkter, 500 per måned
Business	49 USD per måned	opptil 25	20 000 kunder og produkter, 5 000 per måned

Et regneeksempel: en enmannsbedrift som sender 15 tilbud i måneden, holder seg innenfor Free uten å betale noe. Har du to ansatte i felt og sender 40 tilbud, trenger du Pro til 19 USD i måneden. Free krever ikke kredittkort, så du kan teste med ekte data før du bestemmer deg.

Start gratis, og betal først når du vokser ut av grensene.

Fra tilbud til faktura uten dobbeltarbeid

Et ordresystem samler tilbud, ordre og faktura, slik at du taster hver opplysning én gang og alltid kan dokumentere hva kunden har godtatt. Velg et enkelt system med tydelige grenser i den gratis planen, mva og KID på fakturaen og en nettapp som fungerer på mobil.

Test med én ekte jobb fra tilbud til faktura før du flytter resten over. Vil du se hvordan det ser ut i praksis, kan du prøve Firmanager gratis uten kredittkort og kjøre din første ordre gjennom hele flyten.