5 beste program for prosjektstyring: hvilket passer deg?

Det beste valget av prosjektstyring program avhenger av hva du styrer. Driver du en servicebedrift med teknikere ute hos kunder, passer Firmanager best. Trenger du et fleksibelt verktøy for ulike team, er monday.com eller ClickUp trygge valg. Sitter dere allerede i Microsoft 365, er Microsoft Project et naturlig steg. Vil du knytte prosjektene tett til salg, timer og fakturering, er Visma Net verdt å se på.

Problemet er at nesten alle programmer for prosjektstyring lover full oversikt. I praksis er forskjellene store. Noen er laget for planlegging i team, andre for økonomi og timer, og noen for jobber som skjer ute i felt. Velger du feil, ender du raskt opp med regneark ved siden av systemet.

Her får du fem programvarer for prosjektstyring, vurdert på fire ting: hva de er laget for, om de dekker både plan og økonomi, om de fungerer for folk i felt, og hva de koster. Firmanager er vårt eget system. Vi har tatt det med først, og sagt like tydelig hvem det ikke passer for. Prisene hos de andre leverandørene endrer seg ofte, så sjekk alltid leverandørens egen side før du bestemmer deg.

1. Firmanager: prosjekter for servicebedrifter

Hva det er og hvordan det fungerer

Firmanager er et skybasert forretningssystem for servicebedrifter med både kontor og teknikere i felt. Prosjektmodulen følger enheter, underentreprenører, timelister, kostnader og marginer, og lager TEK17-dokumentasjon med bildebevis. Oppgaver styrer du i Kanban eller tabell, også gjentakende. Samme innlogging dekker i tillegg:

• arbeidsordre, serviceruter og kjørebok for teknikerne
• tilbud og faktura med KID og valgfri EHF/PEPPOL
• HMS, HR og filer på din egen server eller NAS

Styrken er at prosjekt, timer og faktura ligger i samme system og bak samme innlogging.

Passer best for

Du får mest ut av Firmanager hvis du driver installasjon, vedlikehold, service eller bygg med 1 til 25 brukere, og i dag styrer prosjektene i regneark. Teknikerne bruker en mobilvennlig visning på iPhone eller Android, mens kontoret bruker nettleser eller Windows-appen.

Det er ikke laget for store porteføljer med mange tverrfaglige team. Skal du planlegge programmer på tvers av avdelinger, er et dedikert planleggingsverktøy et bedre valg.

Pris

Alle moduler følger med i alle planer, og prisen settes av planen, ikke per bruker. Et firma med fire ansatte betaler altså 19 dollar i måneden på Pro. Gratisplanen krever ikke kredittkort, og du kan åpne en live demo uten å registrere deg.

Plan	Pris	Brukere	Kunder og produkter	Grense per måned
Free	0 USD	1	50	25 tilbud, arbeidsordre og oppgaver
Pro	19 USD per måned	opptil 5	2 000	500
Business	49 USD per måned	opptil 25	20 000	5 000

2. monday.com: fleksible tavler for team

Hva det er og hvordan det fungerer

monday.com er et allsidig alt-i-ett-verktøy for prosjektstyring, bygget rundt visuelle tavler. Hver rad er en oppgave med kolonner for status, ansvarlig og frist. Du kan legge på automatiseringer og dashbord uten å programmere, og tavlene tilpasser du selv til din arbeidsmåte.

monday.com vinner på at alle skjønner tavlen på ti minutter, men du må selv bygge strukturen.

Passer best for

Verktøyet passer for team innen markedsføring, produktutvikling og drift som vil ha rask oversikt over hvem som gjør hva. Det egner seg godt når mange i organisasjonen skal følge fremdriften uten opplæring.

Se opp hvis du trenger timer fra felt og fakturering på norsk. Det er et prosjektverktøy, ikke et regnskaps- eller faktureringssystem. KID og EHF må du løse i et annet system.

Pris

Du betaler vanligvis per bruker per måned, og funksjonene avhenger av planen du velger. Antall brukere avgjør derfor totalprisen mer enn i et system med fast plan.

Priser og gratisnivå endres, så sjekk gjeldende vilkår hos leverandøren. Test med et reelt prosjekt i prøveperioden før du inviterer hele teamet.

3. ClickUp: mest tilpassbart for ulike arbeidsmåter

Hva det er og hvordan det fungerer

ClickUp samler oppgaver, dokumenter, mål og tidsregistrering i ett verktøy. Du kan se de samme oppgavene som liste, tavle, kalender eller Gantt. Det gjør det til et av de mest fleksible programmene for prosjektstyring, og den fleksibiliteten er hovedgrunnen til at folk velger det.

Fleksibilitet er både ClickUps styrke og risiko: uten klare rutiner blir oppsettet fort rotete.

Passer best for

ClickUp passer for team som vil bygge sin egen arbeidsflyt og gjerne har noen som eier oppsettet. Små byråer, produktteam og interne prosjektkontorer får ofte god nytte av det.

Har du ingen som orker å sette opp og vedlikeholde systemet, blir mangfoldet av valg en byrde. Da er et enklere verktøy eller et ferdig bransjesystem raskere i bruk.

Pris

ClickUp har en gratisplan og betalte planer som prises per bruker. Hva som er med i gratisplanen og hvilke grenser som gjelder, endres over tid, så les vilkårene på leverandørens side.

Regn ut totalprisen med antall brukere du faktisk trenger. Ta også med eventuelle tilleggsfunksjoner du vil bruke, for de kan koste ekstra.

4. Microsoft Project: planlegging i Microsoft 365

Hva det er og hvordan det fungerer

Microsoft Project er Microsofts løsning for å planlegge, styre og levere arbeid, fra enkeltprosjekter til store satsinger. Det er en del av Microsoft 365, og gir deg tidsplaner, oppgaver og ressursstyring i en kjent ramme. Du finner mer på Microsofts side om prosjektledelse.

Microsoft Project er sterkest når organisasjonen allerede lever i Microsoft 365 og Teams.

Passer best for

Det passer for prosjektledere i større virksomheter som trenger detaljert fremdriftsplan og oversikt over ressurser. Er alle allerede i Microsoft 365, blir overgangen liten og innloggingen kjent.

For små bedrifter med få prosjekter kan det være mer verktøy enn du trenger. Da koster opplæringen og lisensene mer enn du får igjen.

Pris

Lisensene kjøpes per bruker gjennom Microsoft, og det finnes flere nivåer. Hva som er inkludert, avhenger av hvilken plan du velger.

Se gjeldende planer og priser hos Microsoft. Sjekk også hva dere allerede har i Microsoft 365-abonnementet, før dere betaler for noe dere kanskje har.

5. Visma Net: prosjekter koblet til regnskap

Hva det er og hvordan det fungerer

Prosjektstyring i Visma Net er en del av et ERP-system. Det er et alt-i-ett-verktøy som knytter sammen salg, prosjektadministrasjon, timeføring og fakturering. Du følger prosjektet fra tilbud til faktura uten å flytte tall mellom systemer.

Visma Net er riktig når prosjektøkonomien skal henge direkte sammen med regnskapet.

Passer best for

Det passer for mellomstore virksomheter som allerede bruker eller vurderer et ERP-system, og som vil ha prosjekter, timer og økonomi samlet. Økonomiavdelingen får da samme tall som prosjektlederne.

Regn med mer innføring og oppsett enn for et rent prosjektverktøy. For en liten bedrift med få ansatte kan det bli en tung løsning.

Pris

Prisen avhenger av hvilke moduler og hvor mange brukere dere trenger. Be Visma om et tilbud basert på dine behov, i stedet for å gjette ut fra andres erfaringer.

Spør konkret hva som er inkludert i oppstart, opplæring og support. Det er ofte der prisforskjellene mellom ERP-leverandører ligger.

Velg etter hvordan dere jobber

Det finnes ikke ett beste program for prosjektstyring, bare det som passer arbeidet ditt. Servicebedrifter med folk i felt trenger prosjekt, timer og faktura i samme system. Team som koordinerer kontorarbeid trives med fleksible tavler. Store prosjekter med mange ressurser krever tungt planleggingsverktøy, og når økonomien er hovedsaken, hører prosjektene hjemme i ERP.

Test alltid med et ekte prosjekt før du binder deg. Driver du en servicebedrift og vil se prosjekter, arbeidsordre og fakturering samlet, kan du prøve Firmanager gratis. Du trenger ikke kredittkort.