Timeregistrering på byggeplass: 5 systemer å vurdere

Et godt system for timeregistrering på byggeplass lar montøren registrere timer fra mobilen, kobler timene til riktig prosjekt, sender dem videre til lønn og fakturering, og gir deg dokumentasjon på faktisk arbeidstid. Firmanager passer små servicebedrifter og byggefirmaer som vil ha timer, prosjekter og fakturering i ett system. SmartDok passer deg som vil ha en app laget for bygg og anlegg. EG HoltePortalen passer når lønn og fakturering skal henge tett sammen med prosjektet. Ditio passer når kontoret må se timene i sanntid, og EasyHours passer når inn- og utstempling og overtid er hovedsaken.

Problemet er kjent. Lappen blir liggende i bilen, og fredag ettermiddag rekonstruerer folk uken fra hukommelsen. Da får du upresise timer og fakturaer som ikke stemmer. Du risikerer også å mangle den oversikten over faktisk arbeidstid som arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at arbeidsgiveren fører for hver ansatt.

Her går vi gjennom fem løsninger for elektronisk timeregistrering i bygg og anlegg. Vi ser på de samme tingene hos alle: hvordan registreringen fungerer, hvordan timene kommer til prosjekt og lønn, og hvem løsningen passer for. Test alltid appen på en byggeplass med dårlig dekning før du velger.

1. Firmanager

Slik fungerer registreringen

Firmanager er et skybasert forretningssystem for servicebedrifter med kontor og folk i felt. Alle bruker samme innlogging og samme registre. Montøren åpner Min side på mobilen og ser jobbene som er tildelt. Der starter han timeren og logger tid. Det finnes ingen egen feltapp. Du legger nettappen (PWA) på hjemskjermen på iPhone eller Android.

• Timer og tidslogging direkte på tildelt jobb
• Bildeopplasting fra kameraet og kjørebok på samme side
• Prosjekter med arbeidslogger, kostnader og marginer, og TEK17-dokumentasjon

Timene ligger i samme system som prosjekt, kunde og faktura, så ingenting skal føres inn to ganger.

Passer for og pris

Firmanager passer små og mellomstore bedrifter på 1 til 25 brukere, for eksempel installatører, håndverkere og byggefirmaer som også trenger fakturering, HMS og kundeoppfølging. Det er ikke et rent byggesystem. Sjekk hvilket eksportformat lønnssystemet ditt trenger før du bestemmer deg.

Prisen er enkel, og alle moduler er med i hver plan. Free koster 0 dollar for én bruker og krever ikke kredittkort. Pro koster 19 dollar i måneden for opptil 5 brukere. Business koster 49 dollar i måneden for opptil 25. Har du 12 ansatte, betaler du 49 dollar i måneden, omtrent 4 dollar per ansatt. Du kan åpne en live demo uten å registrere deg.

2. SmartDok

Slik fungerer registreringen

SmartDok er en app for timeregistrering laget for bygge- og anleggsbransjen. De ansatte registrerer både mannskapstimer og maskintimer fra mobilen. Prosjekt og tillegg legges inn i samme registrering, og leverandøren markedsfører den som en registrering på under 60 sekunder.

• Mannskaps- og maskintimer i samme app
• Valg av prosjekt og tillegg ved registrering
• Raskt oppsett for ansatte i felt

Hvis maskiner utgjør en stor del av kostnaden din, er det en klar fordel at maskintimer ligger i samme app som mannskapstimene.

Passer for og pris

SmartDok passer entreprenører og anleggsbedrifter som kjører mange timer på både folk og maskiner. Det lønner seg å spørre leverandøren hvilke lønns- og regnskapssystemer de kobler mot. Be også om en gratis test, så du ser registreringen på en egen byggeplass.

Prisen avhenger av antall brukere og moduler, og du må be om tilbud. Sammenlign totalsummen per bruker i måneden med det du bruker i dag på papir og etterarbeid.

3. EG HoltePortalen

Slik fungerer registreringen

EG HoltePortalen lar de ansatte registrere timer på mobil og web. Timene kobles direkte til prosjekt, lønn og fakturering. Det gir en sammenhengende kjede fra byggeplassen til kontoret, uten at noen må kopiere tall for hånd.

• Registrering på både mobil og web
• Direkte kobling til prosjekt og fakturering
• Overføring til lønn uten manuelt mellomledd

Mister du ikke timene på veien mellom byggeplass, lønn og faktura, mister du heller ikke penger på uberettigede avvik.

Passer for og pris

Løsningen passer byggebedrifter som allerede har prosjektstyring og økonomi i EG-miljøet, eller som vil samle prosjekt, lønn og faktura hos én leverandør. Er du en liten bedrift uten behov for så mange moduler, kan du få mer system enn du trenger.

EG tilbyr 14 dagers gratis prøveperiode. Bruk den med ekte data: la to eller tre montører registrere en hel uke, og se hvordan timene lander i lønn og faktura. Pris etter prøveperioden får du fra leverandøren.

4. Ditio

Slik fungerer registreringen

Ditio er digital timeregistrering for bygg og anlegg. Medarbeiderne registrerer arbeidstid direkte på mobil eller nettbrett, og timene knyttes til riktig prosjekt. Kontoret ser timeføringen i sanntid, og du trenger ikke vente til fredag for å vite hvor mange timer prosjektet har brukt.

• Registrering på mobil eller nettbrett
• Kobling til riktig prosjekt fra første time
• Sanntidsoversikt for kontor og prosjektleder

Sanntid betyr at du kan korrigere kursen mens prosjektet pågår, ikke bare skrive en rapport i etterkant.

Passer for og pris

Ditio passer entreprenører som styrer flere prosjekter samtidig og trenger at prosjektleder og kontor ser timeforbruket uten å ringe rundt. For en enmannsbedrift er sanntidsoversikt sjelden avgjørende.

Pris oppgir leverandøren ved forespørsel. Spør om prisen er per bruker eller per prosjekt. Spør også om det koster ekstra å legge til innleide eller underentreprenører som skal registrere timer.

5. EasyHours

Slik fungerer registreringen

EasyHours er et system for timeregistrering og timeføring i norske bedrifter. Det bygger på inn- og utstempling, og lederen godkjenner timene. Systemet håndterer også fravær og overtid, og lager rapporter til lønn og dokumentasjon.

• Inn- og utstempling
• Ledergodkjenning av timer
• Fravær, overtid og rapporter for lønn

Er hovedbehovet å kunne dokumentere hvem som jobbet når, og hvor mye overtid som er opparbeidet, er stempling med godkjenning en direkte og enkel løsning.

Passer for og pris

EasyHours passer bedrifter der arbeidstid, overtid og fravær veier tyngre enn detaljert prosjektstyring. Det kan være et godt valg for et byggefirma som først og fremst trenger ryddig dokumentasjon og lønnsgrunnlag. Sjekk hvor enkelt du kan knytte timene til prosjekter, hvis du skal fakturere på timer.

Be om pris per bruker i måneden, og sjekk om rapportene dekker det lønnskontoret trenger. Test med en liten gruppe før hele bedriften tar det i bruk.

Velg systemet du faktisk vil bruke

Alle fem løsningene flytter timeføringen fra papir til mobil. Forskjellen ligger i hva som skjer etter registreringen. Trenger du timer, prosjekt, faktura og HMS samlet i ett system for få penger, er Firmanager et naturlig utgangspunkt. Trenger du et rent byggespor med maskintimer, lønn eller sanntid, er de andre sterke kandidater.

Velg ut to systemer, la montørene teste dem en uke hver og se hvilket de bruker uten å bli minnet på det. Du kan prøve Firmanager gratis uten kredittkort og bruke det som første sammenligning.