Hva er timeregistrering? Regler for ansatte og valg av app

Timeregistrering betyr at hver ansatt fører hvor mange timer som faktisk er jobbet, med dato og start- og sluttid. I Norge må arbeidsgiver ha en skriftlig og oppdatert oversikt over arbeidstiden til alle ansatte. Loven sier ikke om den skal føres på papir eller digitalt. Digital timeregistrering betyr at timene føres i en app, i nettleseren eller på et stempelur, og lagres der lønn, fakturering og prosjekter kan bruke dem.

Her får du først svar på hvorfor timeregistrering både er et lovkrav og lønner seg. Deretter får du en fremgangsmåte for å innføre den, med et regneeksempel. Til slutt ser du hva en app for timeregistrering bør kunne før du velger.

Firmanager er forretningsprogramvare for servicebedrifter med kontor og teknikere i felt. Timeføring ute hos kunden er derfor noe vi kjenner godt. Mot slutten viser vi hvordan det kan løses i én felles løsning.

Hvorfor timeregistrering er pålagt og lønner seg

Timeregistrering er pålagt gjennom arbeidsmiljøloven § 10-7. Den lønner seg fordi de samme timene brukes til lønn, fakturering og prosjektoppfølging.

Dette krever loven

Arbeidsgiver skal til enhver tid ha en skriftlig og oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid for hver ansatt. Kravet gjelder uansett om den ansatte har timelønn, fastlønn eller akkordlønn. Loven pålegger ingen metode, så timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer er likeverdige. Ansvaret ligger hos arbeidsgiver, også når de ansatte registrerer timene selv.

For hver ansatt skal oversikten inneholde:

• navn
• dato
• start- og sluttidspunkt for den daglige arbeidstiden
• start- og sluttidspunkt for eventuell overtid

Pauser som regnes som arbeidstid skal også med, for eksempel når den ansatte ikke fritt kan forlate arbeidsplassen. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, tillitsvalgte og den ansatte selv.

Loven krever ikke et bestemt system, men den krever at oversikten viser faktiske timer, hver dag, for hver ansatt.

Unntak og forskjeller du bør kjenne til

Ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt kravet. Arbeidsgiver må likevel kunne dokumentere at arbeidstiden er forsvarlig. En arbeidsplan viser planlagt tid, mens registreringen viser faktisk tid. Når arbeidstiden varierer, trenger du begge deler. En personalliste fra Skatteetaten erstatter heller ikke timeregistrering, og innen vegtransport finnes egne regler, der fartsskriver alene ikke er nok.

Hva du får igjen for arbeidet

Feil timer gir manglende overtidsbetaling, feil fakturering til kunder og risiko for pålegg fra Arbeidstilsynet. Når digital timeregistrering for ansatte føres løpende, slipper du å skrive timene inn på nytt før lønnskjøring og faktura. Det sparer tid og fjerner en vanlig feilkilde.

Slik innfører du digital timeregistrering

Du innfører digital timeregistrering ved å bestemme hva som skal føres, velge verktøy, lage en fast rutine og teste med en liten gruppe først.

Fire steg fra beslutning til rutine

1. Bestem hva som skal registreres. Start og slutt, pauser og overtid er minimum. Servicebedrifter vil ofte også knytte timene til kunde, prosjekt eller oppdrag.
2. Velg verktøy. Det må passe hvordan folkene dine jobber, enten de sitter på kontor, kjører bil eller står på en byggeplass.
3. Skriv rutinen. Hvem registrerer, hvor ofte, hvem godkjenner, og hva skjer når noen glemmer det? Oversikten er en del av HMS-arbeidet og skal lages sammen med de ansatte og tillitsvalgte.
4. Test før full utrulling. La to eller tre personer prøve i en uke, og rett opp det som skurrer.

Et system uten en skrevet rutine gir hull i timelistene, uansett hvor god appen er.

Regneeksempel: én uke for én ansatt

Tabellen viser en vanlig uke med 30 minutters ubetalt lunsj hver dag. Pausen trekkes bare fra når den ansatte fritt kan forlate arbeidsplassen.

Dag	Start	Slutt	Ubetalt pause	Arbeidstid
Mandag	07:00	15:30	30 min	8,0 t
Tirsdag	07:00	15:30	30 min	8,0 t
Onsdag	07:00	16:30	30 min	9,0 t
Torsdag	07:00	15:30	30 min	8,0 t
Fredag	07:00	14:30	30 min	7,0 t
Sum				40,0 t

Om onsdagens ekstra time er overtid, avgjør loven og avtalen deres. Derfor registrerer du alltid faktisk start og slutt, og lar lønn vurdere resten.

Feil som går igjen

Den vanligste feilen er å føre timene i etterkant, gjerne på fredag eller i slutten av måneden. Da blir tallene gjetninger. Be de ansatte registrere daglig, og bruk påminnelser. Fastlønnede må også registreres, med unntak for ledende og særlig uavhengige stillinger.

Hva en app for timeregistrering må kunne

En god app for timeregistrering lar de ansatte føre timer på sekunder fra mobilen. Samtidig gir den arbeidsgiver oversikt, godkjenning og et ryddig grunnlag for lønn.

Funksjoner som faktisk betyr noe

Funksjon	Hvorfor den betyr noe
Registrering fra mobil	Timene føres der arbeidet skjer, ikke på kvelden
Start, slutt og pauser	Dekker det loven krever, ikke bare en sum
Kobling til prosjekt eller oppdrag	Gir riktig fakturering og lønnsomhet per jobb
Godkjenning	Leder kan kontrollere timene før lønn
Overtid og fravær	Holder arbeidstid og fri på ett sted
Påminnelser	Færre glemte registreringer
Innsyn for den ansatte	Oversikten skal være tilgjengelig for dem
Uthenting til lønn og regnskap	Unngår manuell overføring

App eller helhetlig system

En frittstående app løser selve registreringen. Et helhetlig system knytter timene til oppdrag, kunder, faktura og fravær. Faktureres kundene etter medgått tid, er det mest effektivt at timene ligger i samme system som oppdragene.

Husk også at timelister er personopplysninger. Arbeidsgiver velger system, men må sikre at det følger personvernreglene, blant annet med en databehandleravtale med leverandøren. Sjekk også pris, bindingstid og om du kan prøve gratis først.

Velg systemet etter hvor timene skal ende opp, ikke etter hvor pent registreringsskjemaet ser ut.

Timeregistrering i Firmanager for servicebedrifter

I Firmanager logger ansatte timer fra Min side, og prosjektene samler timene som arbeidslogger med kostnader og marginer. Kontor og felt bruker samme innlogging og de samme postene.

Slik fungerer det i felt

Teknikeren åpner Min side og ser jobbene som er tildelt. Der finner hun en timer og timelogging, kan laste opp bilder fra kamera og føre kjørebok. Hun kan også sende permisjonssøknader og se lønnsslipper. Det finnes ingen egen feltapp. Firmanager åpnes som nettapp eller som PWA på iPhone og Android, lagt til på hjemskjermen.

På kontoret ser lederen de samme timene knyttet til prosjektet, ved siden av kostnader og marginer. Fravær og permisjoner håndteres i HR-modulen, så timer og fri ligger i samme system.

Pris og første steg

Den gratis planen har én bruker og krever ikke kredittkort. Du kan også åpne en live demo uten å registrere deg. Skal flere ansatte føre timer, koster Pro 19 dollar i måneden for opptil 5 brukere, og Business 49 dollar for opptil 25. Alle moduler er med i alle planer. Kontroller i demoen at oppsettet dekker kravene til start, slutt, pauser og overtid, og se hvordan timene hentes ut til lønn.

Test timeregistreringen med en reell arbeidsuke før du bestemmer deg.

Kom i gang med timeregistrering

Timeregistrering er en lovpålagt oversikt over faktisk arbeidstid for hver ansatt, med dato, start og slutt, overtid og pauser som regnes som arbeidstid. Digital timeregistrering gjør oversikten enklere å føre og gir samtidig grunnlag for lønn, faktura og prosjektoppfølging. Det viktigste er en tydelig rutine, daglig føring og et verktøy som passer arbeidsdagen din.

Er du en servicebedrift med folk både på kontor og i felt, kan du samle timer, oppdrag og fakturering i ett system. Du kan prøve Firmanager gratis uten kredittkort og se om oppsettet passer teamet ditt.