Arbeidsordrebehandlingssystem: Livssyklus, funksjoner, oppsett

Et arbeidsordrebehandlingssystem er programvare som oppretter, tildeler, sporer og avslutter hver jobb teamet ditt utfører, fra den første forespørselen til den endelige fakturaen. Det erstatter papirskjemaer, teksttråder og regneark med én post per jobb som kontoransatte, teknikere og ledere alle ser samtidig. Denne guiden forklarer hvordan livssyklusen til arbeidsordrer fungerer, hvilke funksjoner som er viktige, og hvordan du setter opp et digitalt system som teamet ditt faktisk vil bruke.

TL;DR

• Et arbeidsordrebehandlingssystem gjør hver forespørsel om til en sporet jobb med en eier, en status, en tidsplan, en kostnad og en historie.
• Livssyklusen har seks faser: forespørsel, godkjenning og planlegging, tildeling og tidsplanlegging, utførelse, avslutning og gjennomgang og fakturering.
• Se etter mobiltilgang for teknikere, statuskoder, tidsplanlegging og utsendelse, tids- og delregistrering, rapportering og fakturering på samme sted.
• En arbeidsordre er en intern instruksjon om å utføre arbeid. En innkjøpsordre kjøper varer eller tjenester fra en ekstern leverandør.
• Start med én jobtype, en kort liste over statuser og en liten gruppe brukere, og utvid deretter.

Innholdsfortegnelse

• Hva et arbeidsordrebehandlingssystem gjør
• Livssyklusen til arbeidsordrer, trinn for trinn
• Arbeidsordre, innkjøpsordre og CMMS: klargjøring av begrepene
• Funksjoner et digitalt arbeidsordrebehandlingssystem bør inkludere
• Sporing av arbeidsordrer: hvordan team holder seg oppdatert i sanntid
• Kobling av arbeidsordrer til tidsplanlegging, prosjekter, rapportering og fakturering
• Hvordan rulle ut et arbeidsordrebehandlingssystem uten å forstyrre teamet
• Vår perspektiv på arbeidsordrebehandling
• Prøv Firmanager for dine arbeidsordrer
• FAQ
• Kilder

Hva et arbeidsordrebehandlingssystem gjør

En arbeidsordre er en skriftlig forespørsel om arbeid som skal utføres. I eiendoms- og vedlikeholdsadministrasjon sitter arbeidsordrene i sentrum av hele systemet. En amerikansk manual fra Bureau of Indian Affairs om O&M arbeidsordrer beskriver dem som hjertet av et eiendomsadministrasjonssystem og sier at målet er å gi vedlikeholdspersonell rask tilgang til arbeids historie, sikkerhetsprosedyrer, arbeidskraft, materialer og verktøy.

Et arbeidsordrebehandlingssystem (også kalt arbeidsordrebehandlingsprogramvare, eller et digitalt arbeidsordrebehandlingssystem) anvender den ideen på daglig servicearbeid. Det gir deg:

• Én post per jobb. Kunde, sted, utstyr, oppgavebeskrivelse, prioritet, tildelt tekniker, notater, bilder, tid og materialer.
• En synlig status. Alle kan se om en jobb er ny, planlagt, under arbeid, venter på deler eller fullført.
• En historie. Hver besøk til et sted eller et stykke utstyr forblir i filen, slik at den neste teknikeren starter med kontekst.
• En kobling til penger. Fullført arbeid går direkte til fakturering i stedet for å bli skrevet inn på nytt av noen på kontoret.

For et rengjøringsfirma, en vedlikeholdskontraktør eller et teknisk tjenestefirma er verdien enkel. Færre jobber går tapt, færre samtaler går til "hvor er teknikeren?", og færre fullførte jobber venter uker på å bli fakturert.

Livssyklusen til arbeidsordrer, trinn for trinn

Livssyklusen til arbeidsordrer (noen team skriver livssyklus) er veien en jobb følger fra forespørsel til lukket post. Navnene varierer mellom selskaper, men fasene er konsistente.

1. Forespørsel. En kunde ringer, sender e-post eller sender inn et skjema, eller en gjentakende tidsplan genererer jobben. Fang opp hvem, hvor, hva og hvor presserende. En forespørsel med et manglende sted eller kontakt er den vanligste kilden til en bortkastet tur.
2. Godkjenning og planlegging. En utsender eller leder gjennomgår forespørselen, setter prioritet, estimerer arbeidskraft og materialer, og legger ved et tilbud når arbeidet er fakturerbart. Alt som trenger kundegodkjenning venter her.
3. Tildeling og tidsplanlegging. Jobben får en eier og et tidsrom. God tidsplanlegging tar hensyn til ferdigheter, beliggenhet og arbeidsmengde, ikke bare hvem som er ledig.
4. Utførelse. Teknikeren mottar jobben på en telefon eller nettbrett, reiser til stedet, utfører arbeidet, registrerer tid, deler, bilder og notater, og oppdaterer statusen etter hvert som ting endres.
5. Avslutning. Teknikeren markerer arbeidet som fullført, samler inn eventuell kundebekreftelse og registrerer hva som ble funnet og gjort. Kontoret sjekker at posten er komplett før den lukkes.
6. Gjennomgang og fakturering. Jobben faktureres, og dataene gir rapporter: responstid, fullføringstid, gjentatte besøk, kostnad per jobb og arbeidsmengde per tekniker.

To støttende emner er verdt å lese før du konfigurerer noe. Vår guide til statuskoder for arbeidsordrer dekker hvordan du definerer og setter opp statusene som markerer hver fase. Vår artikkel om arbeidsordreprosessen for vedlikeholdsteam går dypere inn på overgangen fra reaktiv brannslukking til en planlagt arbeidsflyt.

Hold statusene korte og entydige

De fleste team gjør det bedre med seks til åtte statuser enn med tjue. Hver status bør svare på ett spørsmål kontoret stadig stiller, som "Er dette planlagt?" eller "Venter vi på en del?". Hvis to statuser betyr nesten det samme, vil teknikerne velge tilfeldig, og rapportene dine vil være upålitelige.

Arbeidsordre, innkjøpsordre og CMMS: klargjøring av begrepene

Tre spørsmål dukker stadig opp.

Hva er forskjellen mellom en arbeidsordre og en innkjøpsordre? En arbeidsordre er en intern instruksjon: noen i driften din er autorisert til å utføre en oppgave. En innkjøpsordre er et kommersielt dokument du sender til en leverandør for å kjøpe varer eller tjenester. Hvis en jobb trenger en reservedel, jobber teknikeren ut fra arbeidsordren, og kontoret hever en innkjøpsordre til leverandøren for delen. Å holde de to koblet lar deg se de reelle kostnadene ved jobben.

Hva er et CMMS arbeidsordre system? CMMS står for datastyrt vedlikeholdsadministrasjonssystem. Det fokuserer på vedlikeholdsoperasjoner: arbeidsordrer, forebyggende vedlikeholdsplaner, eiendeler og reservedeler. Bedriftsplattformer som IBM Maximo kombinerer CMMS og funksjoner for bedrifts eiendomsadministrasjon, og de er bygget for organisasjoner med store eiendomsbaser og dedikerte administratorer.

Trenger du et CMMS eller en feltserviceplattform? Det avhenger av hva du administrerer. Hvis hovedoppgaven din er å holde et fast sett med eiendeler i drift, passer et CMMS. Hvis du driver en tjenestebedrift med kunder, mannskaper, tilbud og fakturaer, trenger du arbeidsordrer koblet til CRM, tidsplanlegging og fakturering. Det andre tilfellet er hva vi bygde Firmanager for.

Funksjoner et digitalt arbeidsordrebehandlingssystem bør inkludere

Bruk denne tabellen som en sjekkliste når du sammenligner alternativer. Den høyre kolonnen forklarer hvorfor hver funksjon er viktig i daglig bruk.

Noen av disse fortjener mer detalj.

Gjentakende arbeid og servicehistorikk

Rutinearbeid som månedlige inspeksjoner eller ukentlig rengjøring bør ikke avhenge av at noen husker å opprette jobben. Vår guide til oppsett av gjentakende arbeidsordrer viser hvordan du genererer dem samtidig som du holder hver besøks post intakt. For planlagt vedlikehold forklarer spilleboken for forebyggende vedlikeholdsplaner hvordan du bygger intervaller som planleggere kan stole på.

Hvis kundene eller revisorene dine spør hva som ble gjort og når, er en komplett utstyrshistorikk svaret. Definer de nødvendige feltene én gang og gjør dem obligatoriske ved avslutning.

Tidsregistrering

Uregistrerte timer er ubetalte timer. Å registrere tid mot hver arbeidsordre, i stedet for på et separat timeregistreringsskjema, gjør fakturering og lønn renere. Se vår artikkel om tekniker tidsregistrering for hvordan ledere finner og lukker fakturerbare hull.

Sporing av arbeidsordrer: hvordan team holder seg oppdatert i sanntid

Programvare for sporing av arbeidsordrer gir alle det samme sanntidsbildet. Når en tekniker starter en jobb, legger til en notat eller markerer den som fullført, synkroniseres endringen til kontoret med en gang. Utsenderen ringer ikke lenger rundt for å finne ut hvem som er hvor, og teamet som har kontakt med kunden kan svare "når vil du ankomme?" fra systemet.

Tre vaner gjør sporing av arbeid:

• Oppdater i øyeblikket av endring. Teknikere trykker på en status når de drar til et sted, ankommer, pauser og fullfører. Fire trykk er bedre enn én lang notat på slutten av dagen.
• Bruk varsler for unntak. Varsle utsenderen når en høyprioritert jobb ikke er tildelt eller en jobb har vært i én status for lenge. Ikke varsle om alt.
• Fortell kundene hva som skjer. Automatiserte SMS- eller e-postvarsler om tidsplanlegging og fullføring reduserer innkommende samtaler.

Det samme prinsippet gjelder utover vedlikehold. Installationsbedrifter, for eksempel, sporer hver jobb som en strøm av hendelser; artikkelen om sanntidsinstallasjonssporing viser hvordan hendelsesdrevne oppdateringer holder driftsteam informert. Uansett hva ditt fag er, er regelen den samme: status bør registreres av den som utfører arbeidet, i det øyeblikket det endres.

Kobling av arbeidsordrer til tidsplanlegging, prosjekter, rapportering og fakturering

Et arbeidsordrebehandlingssystem tjener sitt formål når posten fortsetter å bevege seg etter at jobben er gjort.

Tidsplanlegging. Jobber bærer prioritet, beliggenhet og nødvendige ferdigheter, slik at utsenderne kan bygge en dagsrute i stedet for en liste. Rute- og utsendingsverktøy reduserer reise mellom steder og lar deg flytte en jobb når en nødsituasjon oppstår.

Prosjektkoordinering. Større engasjementer deles opp i flere arbeidsordrer under ett prosjekt. Du kan spore hvilke deler som er fullført, hvem som eier resten, og hva som har blitt brukt så langt.

Rapportering. Når hver jobb har en status, tid, deler og en fullføringsdato, kan du svare på praktiske spørsmål: Hvor lenge er en gjennomsnittlig jobb åpen? Hvilke jobtyper overskrider budsjettet? Hvilke steder genererer gjentatte besøk? Nyttige målinger å starte med:

• Gjennomsnittlig tid fra forespørsel til fullføring
• Andel jobber fullført på den planlagte dagen
• Andel planlagt versus reaktivt arbeid
• Gjentatte besøk til samme sted eller eiendel innen 30 dager
• Timer per tekniker mot fakturerbare timer

Fakturering. Når avslutningsdataene er komplette, blir fakturering en gjennomgangstrinn i stedet for en datainntastingsoppgave. Arbeidskraft, deler og tilbud kommer fra jobbposten. Betaling gjennom en integrasjon som Stripe forkorter tiden mellom å fullføre arbeidet og å få betalt.

Hvordan rulle ut et arbeidsordrebehandlingssystem uten å forstyrre teamet

De fleste mislykkede utrullinger har samme årsak: for mye konfigurasjon før noen har brukt verktøyet. En tryggere sekvens:

1. Velg én jobtype. Reaktive reparasjoner, en gjentakende rengjøringskontrakt eller en inspeksjonsrute. Kjør den fullt ut gjennom systemet.
2. Skriv statusene og nødvendige felt. Hold begge korte. Bestem hva som må fylles ut før en jobb kan lukkes.
3. Last opp kunder, steder og utstyr. Importer det du har. Ikke vent på perfekte data.
4. Tren teknikere på telefonarbeidsflyten kun. De trenger å åpne en jobb, oppdatere statusen, logge tid og deler, legge til et bilde og lukke. Ingenting annet.
5. Kjør det parallelt i en uke eller to. Sammenlign systemet med din gamle metode, og pensjonér deretter den gamle metoden.
6. Gjennomgå tallene månedlig. Juster statuser, prioriteringer og tidsplaner basert på reelle data.

Se etter to vanlige problemer. Teknikere hopper over oppdateringer når appen ber om for mange felt, så gjør bare det essensielle obligatorisk. Utsendere omgår systemet når det er tregere enn en telefonsamtale, så hold oppretting av jobber til noen få felt.

Vår perspektiv på arbeidsordrebehandling

Vi bygde Firmanager på én tro: en arbeidsordre bør aldri leve adskilt fra resten av virksomheten. En jobb berører kundeposten, stedet, teknikerens tidsplan, de brukte delene, sikkerhetskontrollene og fakturaen. Når disse lever i separate verktøy, skriver noen inn den samme informasjonen på nytt ved hver overlevering, og det er der feil og forsinkelser oppstår.

Det er derfor Firmanager setter CRM, arbeidsordrer, feltservice, fakturering, HR og HSE-overholdelse bak en enkelt pålogging. Data flyter mellom modulene, slik at en fullført jobb kan gå mot fakturering uten en annen inntasting. Plattformen er sky-synkronisert, så kontoret og feltet ser den samme nåværende informasjonen.

Vi har også designet det for å være modulært. Et rengjøringsfirma og et teknisk tjenestefirma trenger ikke den samme oppsettet, så du kan bruke delene som passer din drift og vokse inn i resten. Teknikere får en mobil selvbetjeningsportal med jobbdetaillene de trenger, og ledere får sanntidsanalyser for å se hvordan virksomheten presterer.

Vårt råd er å behandle arbeidsordren som ryggraden i driften din. Få den posten riktig, og tidsplanlegging, rapportering og fakturering blir mye enklere.

KaiosMedia

Prøv Firmanager for dine arbeidsordrer

Firmanager gir tjenestebedrifter arbeidsordrer, CRM, tidsplanlegging og utsendelse, tidsregistrering, fakturering med Stripe-integrasjon og HSE-overholdelse i én plattform, med mobiltilgang for feltteamet ditt. Tre planer er publisert på vår prisside: Gratis til $0, Pro til $19 per måned og Business til $49 per måned.

Hvis du setter opp din første digitale arbeidsordrearbeidsflyt, er den gratis planen et praktisk sted å starte med én jobtype. Når teamet ditt eller bruken vokser, kan du gå over til Pro eller Business. Du kan logge inn på Firmanager-appen for å komme i gang.

FAQ

Hva er et arbeidsordrebehandlingssystem?

Det er programvare som oppretter, tildeler, sporer og avslutter arbeidsordrer på ett sted. Hver jobb har en status, en eier, en tidsplan, tid og materialer, og en historie. Team bruker det for å unngå tapte jobber og for å fakturere fullført arbeid raskere.

Hva er fasene i arbeidsordrebehandlingsprosessen?

De viktigste fasene er forespørsel, godkjenning og planlegging, tildeling og tidsplanlegging, utførelse, avslutning, og gjennomgang og fakturering. Noen selskaper legger til trinn som kundegodkjenning eller innkjøp av deler. Det som betyr noe er at hver fase har en klar status og en eier.

Hva er forskjellen mellom arbeidsordrebehandlingsprogramvare og et CMMS?

Et CMMS fokuserer på vedlikehold av eiendeler: arbeidsordrer, forebyggende vedlikehold og reservedeler. Arbeidsordrebehandlingsprogramvare for tjenestebedrifter dekker også kunder, tilbud, utsendelse og fakturering. Velg basert på om hovedoppgaven din er å holde eiendeler i drift eller å drive en tjenestebedrift med kunder.

Hvordan hjelper et digitalt arbeidsordrebehandlingssystem teknikere?

Teknikere åpner jobbdetailler på en telefon, inkludert stedet, omfanget og tidligere besøk. De oppdaterer status, logger tid og deler, og lukker jobben fra feltet. Det fjerner papirarbeid og telefonsamtaler til kontoret.

Kan et lite team bruke et system for sporing av arbeidsordrer?

Ja. Et lite team kan starte med én jobtype og en kort liste over statuser, og deretter legge til gjentakende jobber, fakturering og rapportering etter hvert som det vokser. Et gratis nivå, som den gratis planen vi tilbyr, lar deg prøve arbeidsflyten før du skalerer.

Kilder

• O&M arbeidsordrer treningsmanual, U.S. Bureau of Indian Affairs
• Sanntidsinstallasjonssporing, Installer.com

Anbefalt

• Arbeidsordreprosess for vedlikeholdsteam, SMRP KPIer
• Statuskoder for arbeidsordrer: Definisjoner og oppsettsregler
• Gjentakende arbeidsordrer: 6 oppsettssteg som bevarer servicehistorikk
• Duplikater av arbeidsordrer: Årsaker, kostnader og hvordan forhindre dem